¿Cómo hacer correctamente un acuerdo de retención para una empresa de TI?

Question

Andrew en su respuesta nos mostró lo que debe contener el Acuerdo de Retención.

Empecé a escribir un acuerdo de retención y se volvió más complejo de lo que pensé.

Por ejemplo,

1. ¿Escribir inmediatamente un contrato de 1 año o ofrecer periodos de 3,6,9,12 meses? Los autónomos preferirían un contrato de 1 año, por supuesto, mientras que los clientes preferirían trozos más pequeños.
2. ¿Cuántas horas de trabajo hay que ofrecer al mes? Suelo trabajar inmediatamente en esos arreglos así que no puedo ofrecer 40 horas de trabajo por semana ya que no es realista + los clientes lo encontrarán demasiado caro
3. ¿Qué ocurre si un cliente compra 500 horas de trabajo durante 5 meses y sólo utilizamos 250?

Si se me ocurren nuevas, editaré esta pregunta.

Answer 1

Aunque Avonelle Lovhaug tiene un excelente escrito, voy a dar mis dos centavos como respuesta. En primer lugar, los únicos retenedores que he utilizado han sido con 2 clientes muy buenos que conozco desde hace años; me conocen bien, y yo los conozco bien. Cuando hice los acuerdos de retención, uno de ellos era abogado, y confío en él para que redacte el contrato, y deje espacios para que escribamos números y fechas. ¿La razón? Es un acuerdo legal, y puedo cambiarlo según sea necesario en ciertas áreas.

Lo que hizo el abogado fue sentarme y preguntarme sin rodeos lo que quería. Les expliqué lo que quería y ellos añadieron algunas sugerencias que les parecieron buenas. Por ejemplo:

• Fecha de inicio
• Fecha de renovación mensual (si procede)
• Aviso antes de rescindir el contrato
• Mi derecho a dejar de trabajar si se agota el anticipo
• Qué horas estoy disponible para el trabajo regular (mi precio normal) y mi tarifa de emergencia (el doble de mi precio normal). También incluía el tiempo de respuesta que garantizaba, así como la posibilidad de enviar a otra persona si no estaba allí. ( Nota personal: Soy uno de los superiores de otros contratistas de TI, por lo que conozco a muchos de ellos. He traído a otros para ayudar con los proyectos antes, y la mayoría están disponibles en una llamada telefónica para mí si no estoy disponible para un proyecto o emergencia )

Luego, por supuesto, campos en blanco para el nombre y la dirección de la empresa del cliente, información de contacto, etc. Los clientes suelen tener sus propios acuerdos para firmar también (por ejemplo, el Acuerdo de No Divulgación), y se firman al mismo tiempo. Volviendo al tema...

Con un contrato de retención, tienes que recordar que básicamente te estás convirtiendo en una persona de guardia para el cliente, y normalmente también tienes que dar un servicio prioritario. Por ello, no creo que haga más de dos o posiblemente tres a la vez, a menos que tenga personal a mi cargo. No creo que los clientes se sientan bien al escuchar "Lo siento, pero tengo otro cliente prioritario que ha pagado el anticipo este mes, así que tendrá que esperar su turno". Ahora, volviendo a tus 3 preguntas...

1. Mis retenciones son ilimitadas, y se venden como bloques de tiempo; normalmente, 30 horas cada vez. Mis clientes no me exigen que esté a tiempo completo en su oficina, a menos que estemos haciendo un proyecto (por ejemplo, refrescar todos los sistemas). Por ello, sé que trabajaré entre 15 y 30 horas (15 para tener en cuenta cualquier llamada de "emergencia"). Llevo el control con una factura enviada desde mi teléfono facturada a la cuenta en lugar de pedir dinero. Una vez que dice que se ha utilizado el tiempo, se pone en marcha un nuevo anticipo.

2. De nuevo, dependiendo de su sector, esto variará mucho. En mi caso, cuando hago un buen trabajo en TI, sólo necesito un par de horas de mantenimiento al mes por cliente. Suelo reservar la primera mitad del día para hacer el mantenimiento/la facturación. Una vez hecho eso, el resto de mi tiempo es sólo trabajo. No hago retenciones con fecha de finalización, sólo un tiempo que tienen que dar antes de cancelar el contrato cuando les queda dinero "en la cuenta".

3. Una vez más, dado que no realizo la retención tradicional en la que estás pensando, esto no se aplica a mí; sin embargo, lo que probablemente propondría es tener un cierto corte que se transfiera al mes siguiente; por ejemplo, el 75% de lo que queda del mes anterior se transfiere al mes siguiente, sin cargo. De nuevo, yo no hago esto, pero es algo que puede considerar. Mi razonamiento para no dar TODO el dinero es porque todavía necesitas que te paguen sólo por estar de guardia, y punto. Incluso cuando no estás trabajando, necesitas ganar dinero ya que esencialmente estás prometiendo estar disponible.

Answer 2

Una de las ventajas de ser autónomo es que puedes ser flexible. Así que puedes elaborar un acuerdo de retención que tenga sentido para ti, y ni siquiera tiene que ser el mismo para cada cliente.

En cuanto a sus preguntas específicas...

• ¿Duración? Un contrato largo tiene ventajas y desventajas. Una de las desventajas es que, si resulta que el cliente es un mal cliente de retención, puedes rescindir el acuerdo antes. En cualquier caso, puedes intentar ajustar la tarifa en función de la duración, si tu objetivo es un acuerdo más largo. Eso animará a los clientes a elegir la duración más larga. (Personalmente, mis acuerdos permiten a cualquiera de las partes renunciar con un preaviso de 60 días). Además, puedes señalar que un acuerdo más largo bloquea la tarifa para ese periodo de tiempo, mientras que un acuerdo más corto podría significar que tus tarifas suban antes.
• Cuántas horas de trabajo ? Confieso que esto no es un problema para mí. Tengo 3 clientes que utilizan un acuerdo de retención conmigo, pero no lo hacemos por número de horas, así que no tengo un número fijo de horas. Por otra parte, no suelo cobrar por horas. Mi acuerdo suele cubrir la respuesta a preguntas, la resolución de problemas y la corrección de errores. No incluye proyectos nuevos. Nunca he tenido un cliente que abuse de esto (pero trabajo duro para mantener relaciones sólo con clientes de muy alta calidad).
• ¿Y si no utilizan el número de horas? Esta es una de las razones por las que no cobro por horas. El cliente puede sentir que ha recibido un trato injusto si no utiliza las horas, aunque haya tenido la ventaja de estar al principio de la cola. Pero esto es lo que yo le diría al cliente: como ellos compraron las horas, tú tuviste que reservar el tiempo y no pudiste aceptar otro trabajo. Para ser justos con ellos, tendrás que ayudarles a llevar un cuidadoso control de las horas para que puedan utilizarlas adecuadamente.