Voy a repasar algunos aspectos básicos de la categorización del gasto con sabor a Reino Unido. Lo mismo se aplica en general en otros lugares. Tenga en cuenta que su segunda pregunta, lo que puede o no puede ser reclamado como deducciones en los impuestos es algo que está bastante sujeto a cambios, y básicamente se puede seguir libremente sitios de contabilidad y hablar con un contador de impuestos una vez al año para asegurarse.
También respecto a los compromisos de tiempo de ser padre, lo entiendo perfectamente (tengo tres hijos).
Configuración del plan de cuentas
El plan de cuentas es básicamente un sistema para clasificar los ingresos, los gastos, el efectivo, las obligaciones, etc.
Se trata de una tarea crítica, pero sólo hay que hacerla una vez. Es conveniente que contrate a un contable para que le ayude, pero como se trata de su negocio, debería entender al menos lo básico de lo que ocurre.
Preguntas como esta son una de las razones por las que recomiendo que todos los autónomos tengan básico familiaridad con las prácticas de contabilidad y teneduría de libros. Probablemente querrá contratar a un contable para que le asesore durante este proceso de creación de sus libros, pero puede llevarlos usted mismo una vez que los haya creado. Si consigues un programa decente de contabilidad de doble entrada, deberías ser capaz de hacer la mayor parte de lo que necesitas simplemente introduciendo las facturas de los proveedores y de las ventas, así que no veo una razón importante para contratar a alguien para que lo haga de forma continuada (aparte de la preparación de los impuestos), ya que probablemente querrás estar al tanto de todas formas.
En general, aunque en la mayoría de los lugares y tiempos Los gastos necesarios para la realización de los ingresos pueden ser deducidos. Sin esta norma, la correspondencia entre la contabilidad financiera y la contabilidad fiscal acaba siendo un auténtico lío. Sin embargo, hay algunas excepciones en la mayoría de los lugares, por lo que hay que asesorarse (por ejemplo, en EE.UU., creo, y no soy contador público, que si se declaran los costes reales de las comidas durante los viajes de negocios, sólo se puede deducir la mitad del coste, basándose en la teoría de que, de lo contrario, habría tenido que comer alimentos no deducibles de todos modos). Esto es algo que hay que hablar con un contable.
La mayoría de los países tienen algún tipo de categorización reconocida de los gastos en la declaración del impuesto sobre la renta, y por lo general es por donde hay que empezar. Algunos países, como Canadá, formalizan esto bajo un sistema como el GIFI (Índice Generalizado de Información Financiera), pero incluso donde esto no está formalizado como tal, generalmente los formularios de impuestos tendrán alguna categorización de los gastos que se espera reportar, por lo que usted querrá comenzar mirando los formularios de impuestos. Si tiene un sistema de contabilidad que soporta el GIFI ( LedgerSMB ), puede configurar sus códigos para que coincidan con las categorías de información fiscal y esto simplifica un poco las cosas incluso si su país no utiliza el GIFI como tal (ni el Reino Unido ni los Estados Unidos lo hacen). No se preocupe demasiado por esto. Basta con mirar los formularios fiscales y ver si hay algún requisito para desglosar las cosas. En realidad, la creación de códigos GIFI es un paso opcional, pero simplifica la declaración de impuestos y aporta cierta claridad al proceso.
Una vez que tenga una buena idea de dónde están estos, y cualquier excepción a la vista general de todos los gastos de la empresa, entonces puede configurar su "Plan de Cuentas". Un plan de cuentas tiene básicamente dos partes y cinco divisiones principales. La primera parte registra los recursos operativos y los compromisos (activos y pasivos) y la segunda parte registra los intereses de los propietarios (ingresos, gastos y patrimonio). Aquí nos centramos en la información sobre los gastos. Los gastos representan una disminución de su propiedad en el negocio a través de las operaciones rutinarias. Es conveniente hacer un seguimiento de los mismos en función de dos criterios:
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¿Cómo se corresponden con las categorías de información fiscal? Por lo general, hay que evitar las cuentas que se cruzan con las categorías de declaración de impuestos. Es más fácil rellenar un formulario de impuestos sumando los totales de dos cuentas que revisar una cuenta para saber qué va en cada categoría.
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¿Hay algo que deba seguirse en relación con todo lo que hay en una cuenta de ingresos (esta es una pregunta que debe hacer a su contable si aún no sabe la respuesta)?
En general, configurar bien el plan de cuentas le ahorrará mucho trabajo en el futuro. Una cosa que observo es que cuanto más conocimientos financieros tienen mis colegas y clientes, más probable es que hagan participar a los contables en este proceso en esta fase.
Mejores prácticas de contabilidad
Una vez que su plan de cuentas esté configurado, tenga sus categorías básicas establecidas y un software de contabilidad decente instalado, puede categorizar sus recibos rápida y fácilmente. Se trata sobre todo de la introducción de datos básicos, pero es importante prestar atención a los detalles. Una forma típica de hacerlo es tener dos carpetas para el año en curso (y una para cada año anterior en el que guardes recibos). Los recibos van a una carpeta y se trasladan a la otra una vez introducidos en el programa de contabilidad. Me gusta intentar hacer esto una vez al día. Suele llevar un par de minutos. Arranca el programa, introduce los recibos y ciérralo.
A la hora de introducir recibos hay un par de prácticas que me gusta recomendar y que le ahorrarán muchos dolores de cabeza. La primera es introducir y rastrear el número de factura de cada recibo (creo que en el Reino Unido se exige que las facturas tengan una numeración única). En el caso de que estés viajando a algún lugar sin este requisito y recibas una factura sin ese número, querrás tener una convención que te permita ir desde el registro informático hasta el recibo original en caso de auditoría. Algo como M (para generar manualmente) - AAAA-MM-DD (que representa la fecha) no es una mala idea. Sin embargo, escríbalo en el reverso del recibo para tener constancia de cuál era el número.
Como muchas otras cosas, mantener el tiempo mínimo en esto es principalmente acerca de la configuración (obtener la ayuda de un contador aquí), y sobre la rutina. Si te ocupas de esto, el seguimiento de los recibos no debería llevarte mucho tiempo.
