Estoy montando mi negocio de freelance y necesito una forma de almacenar los datos de mis clientes de forma segura que incluya: Contraseña Notas Facturas Proyectos etc.
¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? ¿Base de datos Access o cualquier aplicación basada en la web?
¡Wow, no puedo decir suficiente NO a algunas de las respuestas aquí!
Necesitas un gestor de contraseñas para tus contraseñas. KeePass es un buen gestor gratuito, al igual que LastPass. Comprueba sus páginas web para compararlas. NO almacene las contraseñas de los clientes en texto plano, ya que se expone a una reclamación de responsabilidad si el cliente lo descubre. ¡¡¡NO UTILICE TEXTO PLANO!!!
¿Beneficios adicionales de un gestor de contraseñas dedicado? No sufres por tener que recordarlas todas, y no tienes el horrible problema de seguridad de usar la misma contraseña en todas partes. Además, te permiten almacenar tus claves SSH, si necesitas SSH en un servidor Linux/Mac. ¡Mantén tu contraseña maestra a salvo!
En cuanto al resto de la información de los clientes, tienes que encontrar un sistema que te funcione. Hace muchos años creé una base de datos de Access que me permitía facturar al cliente, crear las órdenes de trabajo y rellenarlas mientras estaba en el lugar (solía tener un servidor de Windows al que podía conectarme a distancia con mi teléfono). Los tiempos han pasado y me he pasado a Linux. Me gustaba mucho SugarCRM (gratuito, o la versión de pago), ya que permitía hacer flujos de trabajo en los proyectos, y se integraba bien con Microsoft Office (suponiendo que lo utilice).
SugarCRM se ejecuta en Apache con MySQL para el backend, y puedo acceder a él en cualquier lugar, incluso en mi teléfono. Muy recomendable, aunque solo sea la versión gratuita.
Última nota, para que quede claro...
Hay muchos programas de CRM + contabilidad que le ayudarán a almacenar toda la cadena de negocio como tal:
Por ejemplo, la suite de aplicaciones para pequeñas empresas de Microsoft - Microsoft Dynamics. Incluye CRM para gestionar la relación con los clientes, ERP para hacer un seguimiento desde la orden de compra hasta la entrega y puede manejar múltiples monedas, y puede colaborar con varias otras aplicaciones de Microsoft Office (MS Word, MS Excel, etc).
Utilizo la plataforma Zoho Invoice para crear/almacenar/enviar facturas/propuestas, hacer un seguimiento de los gastos, obtener estadísticas y gestionar toda la información comercial de mis clientes, así como mantener notas privadas para ellos. Se ofrece de forma gratuita con limitaciones en el número de registros, lo cual es bueno ya que puedes probar antes de comprar.
También puede ser puenteado con más plataformas de Zoho como CRM, Gestión de Proyectos, Gestión de Campañas y muchas otras características incluyendo API, todo o individualmente por un precio muy bajo al mes.
Es muy fácil de manejar aunque seas nuevo en todo esto y es bastante cómodo ya que no tienes que instalar nada en tu ordenador ya que funciona online (SaaS).
Mientras que usted está comenzando y tiene menos de 5 clientes en su haber, recomiendo el uso de Google Drive o DropBox como CRM improvisado por tener una carpeta para cada cliente y tener un archivo de Excel con su información del cliente en ella. Asegúrese de mantener un formato uniforme para que sea fácil de saltar entre los diferentes clientes y no se pierda. Esto también hace que sea fácil de actualizar su CRM en el futuro a algo como ZOHO o BaseCamp (mi favorito).
Además, puedes guardar todos los documentos relacionados en la carpeta de clientes, o en carpetas separadas para cada proyecto que realices.
Por ejemplo, mi estructura de carpetas es algo así:
Proyectos de diseño web > 20160226 Diseño del menú de Starbucks
FinanHelp es una comunidad para personas con conocimientos de economía y finanzas, o quiere aprender. Puedes hacer tus propias preguntas o resolver las de los demás.
