El beneficiario de la factura no encuentra mi pago y amenaza con una acción de recuperación de la deuda

Question

TL/DR El beneficiario de la factura no encuentra mi transferencia bancaria y amenaza con una acción de recuperación de la deuda. ¿Qué hacer?

Un miembro de la familia estudia en una importante universidad del Reino Unido. Trimestralmente, aproximadamente, la universidad sube las facturas de la matrícula. Cada vez, las facturas se pagan íntegramente y a tiempo por transferencia bancaria, de acuerdo con las directrices de pago de la universidad, pero muchas veces la universidad alega lo contrario y nos persigue para que paguemos, sólo para ceder finalmente que el pago estaba bien en primer lugar.

Por lo general, hay un terso ir y venir "no ha pagado su factura", "sí lo he hecho, por favor vea la confirmación aquí, pagado en esta fecha, esta es la referencia, etc.", "no, definitivamente no lo ha hecho", "sí lo he hecho", etc. Lo comprobamos con nuestro banco (de buena reputación) y confirmamos que los pagos se realizan. Normalmente, la Universidad acaba cediendo y abandona la disputa sin más reconocimiento - la carrera lleva 2 años, con un drama similar en torno a la mayoría de las facturas pagadas, lo que sugiere que "encuentran" el dinero finalmente y dejan que mi familiar continúe los estudios. En las facturas posteriores no aparece ninguna cantidad pendiente.

Esta vez, sin embargo, amenazan con una acción de recuperación de la deuda (y reitero, sobre facturas ya pagadas). Aunque los hechos están claramente a nuestro favor, esto sería una gran molestia, así como quizás un golpe en la puntuación de crédito.

Su línea de ayuda no tiene personal porque Covid, Student support ofrece apoyo moral pero no más. El departamento de finanzas es simplemente impermeable a la razón. Correo electrónico tras correo electrónico, insisten en que los fondos no se han recibido, la factura está pendiente, etc.

¿Qué se puede hacer en esta situación? Opciones que vagamente me vienen a la mente:

• Siéntese tranquilo porque quien venga después de la "deuda" verá que todo está en orden. Sin embargo, esto podría poner en peligro los estudios en curso, además de ser una gran molestia.
• Escalar dentro de la Universidad, pero no está claro a quién.
• Buscar ayuda de algún apoyo estudiantil externo, o de otra organización de apoyo financiero
• Amenazar con alguna acción en respuesta, para motivar al departamento de Finanzas a ponerse en marcha
• Aportar alguna prueba más concreta del pago, aparte de los datos de la transferencia bancaria, pero ¿qué?

Answer 1

Alguien que puede ser de ayuda, al menos en algunas instituciones de educación superior de EE.UU. y en algunas empresas, se llama "ombudsman". La Wikipedia ofrece más información sobre este tipo de oficinas, cuyo deber es principalmente ayudar a resolver conflictos, en una variedad de niveles comunitarios o público-estatales, o privados.