El beneficiario de la factura no encuentra mi pago y amenaza con una acción de recuperación de la deuda

Question

TL/DR El beneficiario de la factura no encuentra mi transferencia bancaria y amenaza con una acción de recuperación de la deuda. ¿Qué hacer?

Un miembro de la familia estudia en una importante universidad del Reino Unido. Trimestralmente, aproximadamente, la universidad sube las facturas de la matrícula. Cada vez, las facturas se pagan íntegramente y a tiempo por transferencia bancaria, de acuerdo con las directrices de pago de la universidad, pero muchas veces la universidad alega lo contrario y nos persigue para que paguemos, sólo para ceder finalmente que el pago estaba bien en primer lugar.

Por lo general, hay un terso ir y venir "no ha pagado su factura", "sí lo he hecho, por favor vea la confirmación aquí, pagado en esta fecha, esta es la referencia, etc.", "no, definitivamente no lo ha hecho", "sí lo he hecho", etc. Lo comprobamos con nuestro banco (de buena reputación) y confirmamos que los pagos se realizan. Normalmente, la Universidad acaba cediendo y abandona la disputa sin más reconocimiento - la carrera lleva 2 años, con un drama similar en torno a la mayoría de las facturas pagadas, lo que sugiere que "encuentran" el dinero finalmente y dejan que mi familiar continúe los estudios. En las facturas posteriores no aparece ninguna cantidad pendiente.

Esta vez, sin embargo, amenazan con una acción de recuperación de la deuda (y reitero, sobre facturas ya pagadas). Aunque los hechos están claramente a nuestro favor, esto sería una gran molestia, así como quizás un golpe en la puntuación de crédito.

Su línea de ayuda no tiene personal porque Covid, Student support ofrece apoyo moral pero no más. El departamento de finanzas es simplemente impermeable a la razón. Correo electrónico tras correo electrónico, insisten en que los fondos no se han recibido, la factura está pendiente, etc.

¿Qué se puede hacer en esta situación? Opciones que vagamente me vienen a la mente:

• Siéntese tranquilo porque quien venga después de la "deuda" verá que todo está en orden. Sin embargo, esto podría poner en peligro los estudios en curso, además de ser una gran molestia.
• Escalar dentro de la Universidad, pero no está claro a quién.
• Buscar ayuda de algún apoyo estudiantil externo, o de otra organización de apoyo financiero
• Amenazar con alguna acción en respuesta, para motivar al departamento de Finanzas a ponerse en marcha
• Aportar alguna prueba más concreta del pago, aparte de los datos de la transferencia bancaria, pero ¿qué?

Answer 1

Encontrar un nombre

Para escalar, no quieres un servicio de asistencia al azar: quieres un nombre. En este caso, te sugiero que busques en Google "director financiero (nombre de esta universidad)". A continuación, puedes llamar al número principal de la centralita de la universidad y pedir que te pongan en contacto con el director financiero por su nombre.

Lo más probable es que no los consigas, sino a su secretaria. No importa, porque es más que probable que sea la persona que realmente se ocupa de detalles como éste. Explica tu problema (amablemente) y pídeles que te den una persona concreta a la que dirigirte para resolverlo, y su número de teléfono.

Answer 2

Me parece que una opción de la que no se habla mucho aquí es la de solicitar la ayuda de alguien de tu banco. Usted tiene los registros del dinero que se desembolsa de su cuenta - va a alguna parte. Su banco debería saber a dónde. Va a alguna otra cuenta. Entre su banco y la universidad deberían poder confirmar que la cuenta a la que va el dinero es correcta. Es muy posible que se haya cometido un error tipográfico o cualquier otro error inocente.

Si el número de cuenta es correcto, entonces es algún tipo de error en un protocolo de comunicación. De nuevo, tu banco está diciendo que el dinero ha sido enviado, pero las cuentas de la universidad no lo están registrando por alguna razón. De nuevo, esto es algo que debe resolverse entre el banco y la universidad.

Llama a tu banco, repite esta historia que nos has contado aquí, y pídeles uno de sus especialistas para que le ayuden. Establece una llamada telefónica a tres bandas con tú mismo, el banco y la universidad con el objetivo de no abandonar la llamada hasta que todo esté resuelto.

Answer 3

Desaconsejo encarecidamente (¿?) su primer punto: "Siéntese tranquilo porque quien venga a por la "deuda" verá que todo está en orden". En términos generales, las agencias de cobro de deudas dedicadas no se preocupan por los detalles - lo único que les importa es que se les ha entregado una deuda, a la que ya han añadido sus propios honorarios, y que van a cobrar contra viento y marea.

Yo sugeriría, en cambio, que siguieras la segunda/tercera viñeta, y que buscaras específicamente a la persona de tu universidad responsable de atención pastoral de los estudiantes. Sin duda, este problema está causando angustia al estudiante, por lo que es un ángulo totalmente apropiado para seguir. Las personas pertinentes podrían ser: un servicio de bienestar; una capellanía; ambos, y/o otros. No descartes a la capellanía si no eres 'de fe' - son universitarios de dentro y conocerá el sistema mejor que tú.

Simplemente, busca en Google {X} University "pastoral care" (nota la búsqueda de la frase) y ya está.

Answer 4

Asumiendo que resuelve el pago más reciente, ¿qué tal si cambia sus prácticas para futuros pagos?

La próxima vez que se envíe una transferencia bancaria, solicite inmediatamente un recibo a la oficina de finanzas. "Solicito que me confirmen rápidamente la recepción de la transferencia bancaria [con detalles]". Repite la petición, a diario, por teléfono y correo electrónico hasta que recibas el recibo.

Answer 5

Permítanme añadir a la respuesta de @AakashM lo siguiente:

Inicie inmediatamente el rastreo en papel. El hecho de que éste sea un problema que se repite con frecuencia te da un peso tremendo como prueba si esto acaba en los tribunales. Voy a suponer que tienes esos registros y que ya se los has enseñado al departamento financiero. También buscaría en esas comunicaciones anteriores cualquier mención al personal específico implicado en resoluciones anteriores, etc. Ahí puede haber pistas sobre dónde está el atasco. Por último, además de las opciones de atención pastoral, este es el tipo de cosas que requieren ponerse en contacto con la oficina del decano de la escuela (o su equivalente, soy estadounidense); claramente algo en sus procedimientos administrativos está mal.