¿Cómo dividir los gastos conjuntos a intervalos regulares en la contabilidad por partida doble?

Question

Estoy intentando utilizar GnuCash para llevar un control de los gastos (como el alquiler y la electricidad) en un piso compartido. Por razones históricas, pago todas las facturas desde mi cuenta corriente personal. Al principio de cada mes, mis compañeros de piso transfieren su parte prevista a esta cuenta corriente. Idealmente, me gustaría mantenerlo así y utilizar mi archivo personal de GnuCash para llevar el control de todos estos gastos. Mi primer intento de lograr esto es algo así:

• Activos
  • Cuenta corriente
  • Reclamaciones contra compañeros de piso
    • Persona A
    • Persona B
    • Persona C
  • Compensación de gastos conjuntos
    • Período 1 (A + B + yo)
    • Periodo 2 (B + C + yo)
  • Cuentas personales adicionales...
• Gastos
  • Apartamento

La idea es la siguiente: Utilizo el Reclamaciones contra compañeros de piso para hacer un seguimiento de lo que me debe cada compañero de piso. Después de que una persona se mude, esto tiene que ser liquidado por una transferencia desde o hacia mi cuenta corriente.

He añadido Compensación de gastos conjuntos cuentas para repartir los gastos comunes de todas las personas que comparten el piso en un momento dado. Por ejemplo, si yo pago la factura de la luz mientras A y B comparten el piso conmigo, esto disminuiría el saldo de mi cuenta corriente y aumentaría el de la cuenta de Período 1 (A + B + yo) cuenta.

A intervalos regulares (por ejemplo, al final del año), reservaría 1/3 del saldo de esta cuenta a las reclamaciones contra la persona A, 1/3 a las reclamaciones contra la persona B y 1/3 a mis gastos personales ( Apartamento ).

Lo que me gusta de esta configuración es que no tengo que esforzarme en dividir cada transacción relacionada con el apartamento que aparece en mi cuenta corriente. En su lugar, retraso y combino muchas de estas divisiones en una sola. Sin embargo, esto tiene la desventaja de que mis gastos personales se registran con retraso. Hasta que no realizo la división, mi patrimonio neto parece más alto de lo que realmente es (puesto que ya he pagado mi parte de la factura de la electricidad).

¿Hay una manera mejor de manejar esta situación?

Answer 1

Creo que está siguiendo un buen proceso.

Dado que usted utiliza la contabilidad por partida doble, supongo que carga su cuenta de cheques y acreditar la Reclamaciones contra la persona X cuenta cada vez que la persona X hace un depósito.

Sin embargo, parece que sus compañeros de piso pagan sus contribuciones mensualmente, y usted concilia sus contribuciones en un "intervalo regular" que podría ser anualmente. Eso significa que hay un largo periodo antes de que un compañero de piso sepa si sus contribuciones fueron por las cantidades correctas.

Mi principal sugerencia sería actualizar el " reclamaciones contra los compañeros de piso " con mayor regularidad. Puede ser mensualmente, o después de pagar cada factura, pero desde luego con más frecuencia que una o dos veces al año.

Esto requerirá unos minutos de trabajo al mes, en lugar de un esfuerzo una vez al año. Sin embargo, la ventaja será que las cuentas de GnuCash reflejarán mejor la situación real. Sus gastos estarán más actualizados en GnuCash, por lo que sabrá cómo van sus gastos. Y lo que es más importante, tendrás una respuesta preparada cada vez que uno de tus compañeros de piso te pregunte "Oye Bosonic, ¿cuánto te debo por los gastos compartidos?". El Reclamaciones contra la persona X La cuenta ya tendrá el saldo correspondiente si ya se han introducido todos los cargos y abonos.

Publicar script - También se podría valorar si se aplica o no la contabilidad de devengo ( https://en.wikipedia.org/wiki/Basis_of_accounting ). Si le facturan la electricidad trimestralmente, pero un compañero de piso se muda un mes antes de que termine el periodo de facturación, ¿debe algo por la electricidad? La contabilidad por devengo sugeriría que sí.