La búsqueda de documentos compartida por los clientes

Question

Uno de la gente que trabaja conmigo se ha quejado de que una gran cantidad de clientes están compartiendo documentos con ella en diferentes "nube" de almacenamiento de los sistemas (por ejemplo, OneDrive, DropBox, Google Docs).

Porque hay un montón de proyectos más pequeños que ella siente que ella gasta un montón de tiempo buscando nuevos archivos, o tratando de rastrear a los archivos de un cliente en particular cuando ella regresa a sus proyectos.

He mirado en la configuración de un motor de búsqueda que podría mirar a través de estas differnt de sistema, pero sería una gran cantidad de esfuerzo. Es este un problema común / es que hay una solución recomendada? Si un producto que está buscando algo que es lo ideal

Answer 1

Así son ellos de compartir una carpeta con ella, pero no decirle que cuando se actualice? Yo uso DropBox con muchos clientes y algunos de Google Drive, pero yo nunca se han añadido los archivos y esperaba que ellos sólo "saber" que - o viceversa.

Probablemente hay programas que usted puede escribir para supervisar las carpetas, y hay gestión de proyectos en línea de programas como el de Assembla, BaseCamp, etc. donde obtener notificaciones cuando se realizan cambios. Pero aquellos que normalmente el costo, por lo que le diría a los clientes:

Por favor correo electrónico mí en cualquier momento de actualizar los archivos y me quiere hacer algo con ellos.

Si usted hacer propuestas para nuevos clientes habría que incluir una sección sobre cómo la organización gestiona los proyectos que las listas de esta expectativa.

También, para Dropbox, al menos, ver esto: https://stackoverflow.com/questions/9633410/get-notified-when-a-file-changes-on-dropbox

y esto: https://ifttt.com/connect/dropbox/ios_notifications

Answer 2

Me parece que esto debería ser sólo parte de un estándar en la rutina de trabajo y la automatización no es algo que es realmente necesario.

...... cada mañana, ella pasa 15 minutos comprobación de OneDrive, DropBox y Google drive para los nuevos archivos. Este sería, con mucho, la más económica y mejor organizado del método.

Pidiendo a los usuarios a enviar un mensaje de correo electrónico cuando se añadan nuevos archivos puede ayudar, pero es probable que se olvide de vez en cuando. Así, en última instancia, un par de minutos cada mañana podría resolver fácilmente el problema por completo. Es similar a .. todos los días se tiene que encender las luces, abrir una aplicación, consultar su correo electrónico, etc. Algunas cosas son sólo las tareas diarias que se tienen que hacer. Se espera una notificación es totalmente ineficiente.

Answer 3

¿Por qué no tener una hoja de cálculo o una pequeña aplicación que registra el nombre del cliente con su opción de almacenamiento?

Mejor que el "manual" de recordar.

Suena como que cada cliente utiliza una específica sobre la línea de los proveedores de almacenamiento. Y es difícil porque el número de clientes.

Una hoja de cálculo de google con una lista de nombres de cliente en una columna y la lista de sus específicas de Dropbox (etc) direcciones url en la siguiente columna se iba a funcionar. De esa manera, la lista está disponible dondequiera que ella es, y con un clic se abre una ventana del navegador.