Cómo crear rápida y eficientemente propuestas y enviar las facturas?

Question

Estoy empezando un freelance de diseño de servicios de negocio y la necesidad de manejar la gestión de proyectos y facturación.

Yo estaba pensando en la creación de la propuesta en Adobe InDesign y, a continuación, enviar la factura a través de FreshBooks. Por desgracia, eso va a requerir de copiar y pegar y receptivas, trabajo mucho tiempo.

¿Cómo puedo asegurarme de que puedo crear rápida y eficientemente propuestas y enviar las facturas sin que teniendo un montón de tiempo?

Answer 1

(NOTA: Antes de continuar, compruebe su nivel de servicio con FreshBooks. Algunas características pueden no estar disponibles en el nivel gratuito.)

Mantenerse Dentro De FreshBooks

He usado FreshBooks desde 2009 y han encontrado al menos un par de maneras de desarrollar una forma bastante simplificada de la propuesta del sistema que se mantiene dentro de FreshBooks. Si su propuesta es bastante simple, y luego ver si los "Términos" o "Notas" de la sección en el presupuesto o Factura es un buen lugar para eso. También he esbozado propuestas como puntos de bala el uso de elementos de línea en un presupuesto/Factura.

Pero para más complejo propuestas, especialmente los relacionados con las imágenes, los archivos, o las ilustraciones, la clave es usar la opción "Documentos" característica. He encontrado que los archivos PDF son los más fáciles de compartir, así que la primera cosa que usted querrá hacer es asegurarse de que su propuesta es en forma de PDF.

• Documentos

  Busque la opción "Documentos" de la ficha en su FreshBooks " panel de control. Es cerca del final del menú principal en la parte superior de la pantalla. Si no lo veo, a continuación, vaya a "Configuración > Permisos' para hacer asegúrese de que la opción "Documentos" está habilitado como sea necesario. Esta característica permite a los los usuarios autorizados a crear carpetas, subir archivos y compartir documentos con el personal y los clientes. El administrador de la cuenta puede establecer permisos globales o especificar restricciones para cada usuario.

• Carpetas

  Decide cómo quieres estructura de árbol de carpetas (es decir. por el cliente y/o por proyecto). No se permiten archivos para ser subidos a la la raíz, por lo que una carpeta se debe crear en primer lugar, para cargar cualquier los archivos. Una vez hecho esto, subir su propuesta y de apoyo los archivos a la carpeta deseada. Ahora puedes compartir esta carpeta con su cliente como usted ve ajuste.

• Estimados/Facturas

  Una forma de asociar la factura (o estimación) de su propuesta docs que están en el Documentos de la sección es convertir sus facturas en PDF y subirlo a la carpeta de la misma como la propuesta. Si usted puede, considerar la combinación de todos los documentos en un archivo PDF en primer lugar, para después subirlo dentro de la carpeta.

• De Referencia De La Propuesta Docs

  Ya sea combinados o por separado, asegúrese de nombre de la propuesta de documento junto con cualquier otro docs. A continuación, se hace referencia a ellos en algún lugar de el presupuesto/Factura, ya sea como un elemento de línea, señaló que en los 'Términos' sección, o de relieve, en las 'Notas' de la sección.

• FreshBooks apoyo ofrece esencialmente las mismas soluciones aquí: http://community.freshbooks.com/support/can-i-attach-a-file-to-an-invoice-estimate-email/

• FreshBooks Add-Ons

  FreshBooks también ofrece una lista de add-ons que "conectarse a su FreshBooks cuenta, dándole nuevas funciones y la creación de un flujo de trabajo atiende a su negocio." Estos add-ons populares incluyen la gestión de proyectos de aplicaciones tales como BaseCamp, junto con la pasarela de pago, contabilidad, tiempo de seguimiento de aplicaciones y más. Para una lista completa ver http://community.freshbooks.com/addons/

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Fuera De FreshBooks

• Correo electrónico. Adjuntar a su propuesta como un archivo PDF a un buen 'ol correo electrónico todavía funciona siempre y cuando no sea demasiado grande. Para archivos más grandes, considere la posibilidad de el uso de la Caja, GoogleDrive, DropBox o.
• DropBox. Yo uso el "compartir enlace" o "carpeta compartida" características disponibles en DropBox. Si utiliza un cliente de DropBox, a continuación, prefiero crear y compartir una carpeta con ellos. Sólo se sincroniza automáticamente. Y al igual que yo haría en FreshBooks, puedo crear la estructura de carpetas según sea necesario. Para los no usuarios, por lo general crear una carpeta, cargar archivos de proyecto y compartir el enlace a la carpeta a través de correo electrónico. Mientras yo no cambie el nombre de la carpeta o cambiar su ubicación, me pueden agregar, eliminar o editar su contenido. La carpeta se mantiene actualizado con las últimas, mientras que el enlace sigue siendo válido, y puede ser un marcador.

Así que hay un par de ideas a partir de mi propio flujo de trabajo. Espero que esto le ayuda a conseguir el balanceo de la bola para usted!