Puede imprimirlos en cualquier papel aprobado por el IRS, no tiene que utilizar formularios preimpresos.
La Agencia Tributaria publica el pliego de condiciones para el papel aprobado para este tipo de formularios (109*, W*, etc.).
Esta es la razón por la que es importante:
Incluso la más mínima desviación puede dar lugar a un escaneo incorrecto, y puede afectar a las cantidades de dinero declaradas para los empleados.
Tenga en cuenta que algunas partes de estos formularios están en diferente color (1099-MISC copia A). Esto es importante, y el uso de un color incorrecto afectará a los mecanismos OCR del IRS.
Los formularios para particulares son menos complicados en cuanto a las especificaciones técnicas, porque los particulares debe presentarlas, por lo que cualquier complicación supondrá una carga innecesaria para los ciudadanos. Todos los formularios 109*, W*, etc. no están legalmente obligados a ser presentados por todos los ciudadanos. Sólo están obligados a presentarlos si eligió para hacer negocios, o eligió para emplear a otros. Por ello, el uso de programas informáticos profesionales y formularios especiales es un coste de la actividad empresarial, y no un impuesto como lo sería si fuera obligatorio para todos.
Los errores en los formularios individuales debidos a un fallo del OCR o a cualquier otra cosa serán percibidos por los contribuyentes (menos/más devolución, etc.) o a través del cotejo y la comprobación interna.
Sin embargo, las formas 109* y W* alimentar ese sistema de cotejo y comprobación cruzada y son considerados fuente de verdad por el mismo, y como tal su tratamiento debe ser mucho más fiable y preciso.
