Mantener al día el trabajo de los clientes y los correos electrónicos

Question

Soy un desarrollador web autónomo que busca un servicio/software para llevar el control del trabajo que tengo que hacer para los clientes.

Tengo bastantes clientes, y la mayoría de ellos sólo necesitan una o dos horas de trabajo aquí y allá. Esto significa que recibo muchos correos electrónicos de diferentes clientes cada día.

Lo que hago actualmente

Actualmente, para hacer un seguimiento de las tareas que todavía tengo que hacer, leo el correo electrónico y las instrucciones, y luego, si tengo que posponerlo hasta el final del día o más tarde en la semana, marcaré el correo electrónico como no leído. Esto mantiene el correo electrónico en la parte superior de mi Gmail para que no me olvide de él, y siempre está delante de mí.

La cuestión

Sin embargo, a veces me olvido de marcar el correo electrónico como no leído. Puedes ver dónde está el problema.

Además, a veces leo el correo electrónico, lo marco como no leído, y a veces me olvido de responder al correo.

Lo que busco

Me pregunto si hay algún servicio o software que pueda enganchar a mi Gmail (o similar) que me permita marcar las tareas como completadas, y posiblemente si he contestado o no.

Supongo que lo que busco es un buen software de gestión de clientes/proyectos para desarrolladores, preferiblemente uno que pueda enviar notificaciones incluso a mi teléfono móvil.

¿Existe algo así, o hay algún software recomendado que deba consultar?

Answer 1

En este caso, la mejor opción es un sistema de venta de entradas que aproveche el correo electrónico.

Un cliente o prospecto envía un correo electrónico a una cuenta de correo electrónico predeterminada solicitando apoyo. Se abre un ticket en el sistema de tickets. Ellos pueden seguir utilizando el correo electrónico para comunicarse y usted puede utilizar el sistema de tickets para las respuestas.

Ahora puede marcar los elementos como abiertos/cerrados/seguidos/etc.

Un sistema como Zendesk se encarga de la gestión de billetes por correo electrónico, así como de la voz, las redes sociales y el chat.

También puedes ir más allá con sistemas de CRM como ORO, Tiger y Sugar, o soluciones SaaS como SalesForce.

Answer 2

Estoy de acuerdo y digo que necesitarías desarrollar algún tipo de sistema de tickets ya sea a través de carpetas de correo electrónico / calendarios o una pizarra masiva (lo que yo uso)

un software que haga esto por ti puede ser útil, pero en última instancia, es contraproducente cuando todo lo que necesitas hacer es encontrar un sistema que puedas utilizar - yo vinculo mi calendario de cuentas de Google a mi teléfono y luego recibo una notificación todos los días de lo que queda por hacer, cuando el trabajo está hecho, borro el evento

Los sistemas automatizados de venta de entradas son muy costosos y se utilizan principalmente en los centros de llamadas y en los servicios de asistencia técnica.

Espero que esto ayude

Answer 3

Utilizo el correo electrónico, pero específicamente el correo POP3, no el IMAP.

Lo haré no utilizar Gmail o algún otro servicio en línea. Yo utilizo cuentas POP3 y un local cliente de correo electrónico. Esto me permite descargar los correos electrónicos y archivarlos localmente así como retroceder todo. Simplemente no me atrevo a confiar en que algún otro servidor por ahí sea tan dedicado y completo con las copias de seguridad y la retención de la información. (todo esto además de la extracción de datos de Gmail).

Sé que IMAP (Gmail, Hotmail, etc) es la forma que todo el mundo piensa es mejor. Pero no siempre lo es. Mientras que IMAP es genial para acceder a la mismo correo electrónico de varios clientes, IMAP es no lo mejor en cuanto a la utilización del correo electrónico para los procedimientos de trabajo para mí. POP3 me permite acceder al correo desde tout cliente, simplemente tengo que configurar el cliente adecuadamente. Además POP3 me permite borrar cosas localmente y dejar una copia en el servidor durante un tiempo determinado si es necesario. Puedo borrar un correo electrónico POP3 y luego ir a recuperar ese mensaje borrado del servidor días después si el borrado fue un error.

En mi local cliente de correo electrónico tengo carpetas para cada cliente y luego algunas carpetas generales para otros elementos de correo electrónico:

• bandeja de entrada
• bandeja de salida
• artículos personales
• Trabajo
  • cliente 1
    • Proyecto A
    • Proyecto B
    • Proyecto C
  • cliente 2
    • Proyecto A
    • Proyecto B
  • cliente 3
• Facturas pendientes
• Facturas pagadas
• Spam
• Basura

Mantengo todos los elementos "por hacer" en la bandeja de entrada - leídos o no leídos. Si está en mi bandeja de entrada, necesita atención. Cuando se lee un correo electrónico y se completan las tareas, lo archivo en la carpeta correcta. Por lo tanto, no tengo ningún problema con que las cosas estén en rojo o sin leer. Si algo está sin leer sólo significa que está sin leer y no sé lo que implica. Si he respondido a un correo, hay una flechita al lado que indica que he respondido. Todos los archivos adjuntos se descargan para que los tenga, y también se hace una copia de seguridad.

Utilizo filtros para el correo saliente para archivar automáticamente las cosas según sea necesario. Un filtro para @cliente1.com archivará todo el correo saliente en la carpeta del Cliente 1. Una línea de asunto con la palabra "Factura:" archiva el correo saliente en "Facturas pendientes". Y así sucesivamente.

Mi carpeta de "correo" tiene una copia de seguridad nocturna y si hay debe Si alguna vez es un problema, simplemente puedo configurar el cliente para que "vuelva a descargar los mensajes del servidor", lo que hará que todo lo que aún esté en el servidor de correo se descargue. Dejo todos los mensajes en el servidor durante 14 días, incluso si se borran localmente.

He intentado utilizar servicios como Trello pero me di cuenta de que pasé camino demasiado tiempo transfiriendo datos de los correos electrónicos al servicio innecesariamente. Toda la información que necesito está en los correos electrónicos. Para mí es una pérdida de tiempo utilizar cualquier otro servicio.

Al final, he encontrado nada tan viable como lo ha sido un cliente de correo electrónico POP3 y he estado usando el correo electrónico de esta manera desde hace 20 años.

Answer 4

Estoy usando FogBugz, es un buen lugar para guardar todos los correos, así como los casos, relacionados con el proyecto o cliente. Muy recomendable. Es gratis para hasta 2 personas.

Answer 5

Utilizo una combinación de Buzón para estar al tanto de mi bandeja de entrada, así como un sistema de gestión de tareas/ticketing como otros han mencionado.

La idea general se basa en llegar a bandeja de entrada cero o, al menos, casi. En el pasado, gestioné mi carga de trabajo de forma similar a la que describes: Utilizaba el sistema de estrellas o de no leídos para llevar la cuenta de lo que no había completado. Pero a medida que llegaban nuevos correos electrónicos, se volvía realmente difícil de gestionar y las cosas se me escapaban o no respondía a un correo electrónico durante semanas.

La gran mejora llegó cuando empecé a utilizar Mailbox, que me proporcionó un flujo de trabajo para procesar mi correo electrónico. La idea es que cuando ya no necesitas activamente un correo electrónico, lo archivas. Puedes hacerlo con Mailbox o manualmente en Gmail. Esto guarda el correo electrónico más tarde en caso de que necesites consultarlo, pero lo saca de tu bandeja de entrada. Lo que queda es lo que tienes que hacer: tu lista de tareas.

Cuando recibo una petición de un cliente que guardo para más adelante, hago tres cosas:

1. Les respondo diciéndoles que he recibido su petición y una idea aproximada de cuándo pienso hacerlo.
2. Copio ese correo electrónico y todos los detalles en un sistema de gestión de tareas como Asana o Trello y añadir una fecha de vencimiento para llevar la cuenta de cuándo prometí que el trabajo estaría hecho.
3. Archivo la solicitud del cliente, para sacarla de mi bandeja de entrada. Si necesito responder a ella más tarde, siempre puedo sacarla de mis archivos.

De este modo, lo que queda en tu bandeja de entrada son sólo las cosas sobre las que necesitas actuar. Por ejemplo, mi bandeja de entrada tiene ahora mismo 6 elementos. 2 son correos electrónicos de clientes a los que tengo que responder, 2 son correos electrónicos de contratistas con trabajos que tengo que revisar y 2 son notificaciones automáticas sobre las que tengo que actuar de una forma u otra. Todo lo demás lo he archivado y/o copiado en otro programa.

Además, también codifico por colores cada correo electrónico por cliente para poder centrarme fácilmente en el trabajo de un cliente en particular sin tener que escudriñar la línea de asunto o de quién es para determinar si debo actuar en él.

Con este método, nunca se me escapa un correo electrónico o una tarea, y sé exactamente lo que tengo entre manos en todo momento.