Durante una auditoría de impuestos del IRS, ¿son los cargos de la tarjeta de crédito sin un recibo una prueba válida de los gastos, o se necesita una copia física?

Question

Estoy contemplando si debo guardar mis recibos de papel o no. Lo cargo todo a la tarjeta de crédito de mi empresa.

Durante una auditoría de Hacienda, ¿puede reclamar un cargo de la tarjeta de crédito como un gasto operativo legal o tiene que demostrarlo con un recibo físico?

Actualmente uso expensify.com para documentar todos mis gastos, pero no tomo una foto ni guardo una copia del papel físico. Simplemente lo documento pasando por cada transacción y dando un comentario de para qué fue la compra.

Answer 1

La respuesta, por desgracia, no es blanca o negra.

El sitio web de la Agencia Tributaria define la carga de la prueba de la siguiente manera:

Por lo general, los contribuyentes cumplen con su carga de la prueba al disponer de la información y los recibos (cuando sea necesario) de los gastos. Debe mantener registros adecuados para probar sus gastos o tener pruebas suficientes que respalden su propia declaración. Por lo general, debe disponer de pruebas documentales, como recibos, cheques cancelados o facturas, para justificar sus gastos. Se requieren pruebas adicionales para los gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles.

https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/burden-of-proof

El extracto de la tarjeta de crédito muestra el proveedor del artículo en cuestión, pero no los detalles del artículo en sí.

Los extractos de las tarjetas de crédito mostrarán casi lo mismo que los cheques cancelados, con la excepción de que un cheque normalmente tiene un campo de memorándum en el que se puede describir cuál es el servicio (lo cual es importante que sea aceptado por el receptor del cheque).

Por lo tanto, se puede argumentar en ambos sentidos. Por un lado, se podría decir que el extracto de la tarjeta de crédito es una prueba documental adecuada, mientras que por otro, se podría decir que las anotaciones podrían ser inventadas, y no hay forma de comprobarlas para ver si son ciertas.

Desgraciadamente, si usted y Hacienda no están de acuerdo, tendría que llevar el asunto a un tribunal fiscal y obtener una decisión - probablemente demasiado cara para que merezca la pena. Tal vez tenga que estar preparado para decir: "de acuerdo, acepto que están inadecuadamente documentados, aquí tienes un cheque por el impuesto que debería haber pagado por estos artículos".

Yo sugeriría que si guardar todos los recibos es una carga demasiado grande, que registre los recibos de las cosas que son potencialmente un problema (grandes cantidades, artículos que son inusuales, etc.). Mientras que, por ejemplo, una sola transacción de Staples en torno al precio del papel de copia, anotada como "papel de copia", probablemente no necesite un recibo que la respalde.

Algunas personas aplican una política como: recibos para todas las transacciones superiores a $20; just so that during an audit, the question of having inadequate documentation is never raised, and if it is (the auditor today thinks the threshold should be $ 15) el impacto no es tan grande.