Fin del año financiero: cierre de transacciones

Question

¿Qué práctica de contabilidad es la mejor para mantener equilibradas las transacciones de cada año dentro de ese año?

Esta pregunta busca específicamente una respuesta que se beneficie del consenso de la sabiduría acumulada de la contabilidad. Quiero saber en qué cuentas debo registrar transacciones de apertura y cierre para cada año, para mantener los libros flexibles de la manera descrita a continuación.

Estoy familiarizado con los conceptos de contabilidad de doble entrada, y estoy utilizando ese sistema para mis finanzas personales. Ahora quiero introducir transacciones que me den la opción de examinar una variedad de transacciones pasadas, elegidas en el momento en que haga un informe, deteniéndome en un número arbitrario de años en el pasado, y que los años incluidos se equilibren a cero como de costumbre.

Así que me gustaría que el libro mayor de cada año sea autosuficiente: cero en todas las cuentas al inicio, luego las transacciones iniciales establecen saldos de apertura traídos desde el año anterior, y las transacciones finales cierran las cuentas de nuevo a cero.

Lo que tengo en mente se vería algo así:

FY 2009–2010
[saldos iniciales en cero]

2009-07-01 Saldo de apertura
    [algún conjunto de transacciones que mueven cantidades a cómo
    realmente estaban en esta fecha]

2009-07-04 Queso
    [...]

2009-08-12 Pago de préstamo
    […]

[… más transacciones normales …]

2010-06-30 Saldo de cierre
    [algún conjunto de transacciones que mueven cantidades para dejar todas
    las cuentas en cero excepto por Patrimonio]

FY 2010–2011
[saldos iniciales en cero]

2010-07-01 Saldo de apertura
    […]

[… más transacciones normales …]

2011-06-30 Saldo de cierre
    […]

Con los libros de cada año rastreados de esa manera, puedo permitir que mi programa de informes se enfoque solo en los datos de los años en los que estoy interesado para cualquier propósito dado. Saber que cada año comienza desde cero significa que no necesito apuntar mi programa contable a todo, solo a aquellos de los que deseo un informe.

Por eso estoy considerando cómo hacer esas transacciones de apertura y cierre correctamente, y qué cuentas deberían participar.

Pero tal vez he malinterpretado lo que es factible para la contabilidad. ¿Existe una mejor manera de mantener los libros manejables sin necesidad de considerar siempre cada cuenta desde el principio de los tiempos?

Answer 1

No estoy seguro de que haya una buena razón para realizar una ceremonia de "cerrar los libros" para la contabilidad de finanzas personales. (¡Y no solo quieres hacer eso, sino que tienes un año fiscal diferente al año calendario? ¡Dios mío!) Mi entendimiento es que usualmente este proceso se hace para que las empresas puedan contabilizar cuáles son sus "Ganancias Retenidas" y similares para inversores y propósitos fiscales; generalmente las personas no pensarían en sus finanzas en esos términos.

Ciertamente no es imposible, sin embargo. Gnucash, por ejemplo, implementa una característica de "Cerrar Libros", diseñada para crear transacciones para cada cuenta de Ingresos y Gastos en una cuenta de Ganancias Retenidas al final del año. Sin embargo, no cierra Activos ni Pasivos. (Y no estoy seguro de cómo tendría sentido, ya que transferirías de tu Activo a la cuenta de cierre al final del año, y luego lo transferirías de regreso como Balance de Apertura para el siguiente año?)

Si deseas mantener cada año completamente separado, la página sobre Cerrar Libros en el Wiki de Gnucash menciona que se puede crear un archivo Gnucash separado por año exportando el árbol de cuentas de tu archivo existente, y luego importando ese árbol y los saldos a un nuevo archivo. Sin embargo, espero que sea mucho más desafiante ejecutar informes a través de múltiples años de datos.

Aunque tu pregunta no parece ser específica de Gnucash (solo lo menciono porque es la herramienta contable con la que estoy más familiarizado), esperaría que cualquier programa contable tendría funcionalidades similares.

Sin embargo, me gustaría señalar esta sección del manual de Gnucash:

Señalar que cerrar los libros en GnuCash es innecesario. No es necesario anular las cuentas de ingresos y gastos al final de cada período financiero. Los informes integrados de GnuCash manejan automáticamente conceptos como las ganancias retenidas entre dos períodos financieros distintos.

De hecho, cerrar los libros reduce la utilidad de los informes estándar porque los informes no entienden actualmente las transacciones de cierre. Así que desde su punto de vista, simplemente parece que los ingresos o gastos netos en cada cuenta para un período dado fueron simplemente cero.

Y esta es principalmente la razón por la que no estoy seguro cuáles son tus objetivos. Si deseas revisar tus transacciones por un cierto tiempo, para "simplemente enfocarte en el rango de años en los que estoy interesado para cualquier propósito dado", como dices, entonces simplemente ejecuta el informe que te importa con esos años como fechas. La idea de "cerrar libros" proviene de una época en la que querrías tomar tu montón de libros de contabilidad en papel y guardarlos una vez que no necesitaras consultarlos regularmente. Los ordenadores no tienen ningún problema para almacenar "cada cuenta desde el principio de los tiempos" en absoluto, y puedes filtrar esos datos para enfocarte en lo que estás buscando fácilmente. Si no deseas ver los datos antiguos, simplemente no los incluyas en tus informes. Estoy bastante seguro de que esa es la "mejor manera de mantener los libros manejables".

Answer 2

Esta es una respuesta a la pregunta original, aunque está relacionada con sugerencias de la respuesta anterior.

Creo que la pregunta se reduce a '¿Debo mantener todos mis registros contables en un solo archivo o dividirlos en periodos contables separados?' (Uso 'periodo contable' en lugar de 'año financiero' ya que no necesariamente dura un año.)

Estoy seguro de que hay varias buenas razones para cerrar los libros al final de un periodo financiero. Muchas se relacionan con las finanzas corporativas, que son un tema off-topic aquí, pero hay algunos aspectos de la finanzas de pequeñas empresas y autónomos que no se pueden separar de la contabilidad personal. Mi razonamiento es el siguiente:

1. Técnico de IT.

a. Cada archivo en cada computadora está sujeto a corrupción deliberada o accidental. Cuanto más grande sea el archivo, mayor será el riesgo (y no es proporcional, es decir, un archivo con el doble del tamaño de otro tendrá más de dos veces el riesgo). GnuCash, según puedo ver, junto con otros programas contables, mantiene todos los datos para el periodo actual en un solo archivo. Es probable que una cantidad muy pequeña de daño vuelva todo el archivo ilegible. La copia de seguridad no previene daños, aunque, en algunas circunstancias, puede ayudar mucho en la recuperación.

b. A menos que su sistema de copias de seguridad solo almacene partes de archivos (segmentos, bloques, clústeres) que han cambiado, cualquier archivo que haya sido modificado por una cantidad muy pequeña necesitará ser copiado en el almacenamiento de copias de seguridad. Esto aumentará el tiempo requerido para cada copia de seguridad y el tamaño del almacén de copias de seguridad. El tiempo extra necesario se aplica a archivos que han cambiado desde la última copia de seguridad - si un archivo no ha cambiado en longitud o fecha desde la última copia de seguridad relevante, será ignorado. Si se mantienen cuatro años de cuentas como archivos separados, solo se respaldará el último después de un cambio. Si los cuatro años se mantienen en un solo archivo, ese archivo se respaldará en su totalidad cada vez que se haga un cambio.

2. Consideraciones legales y contables.

Obviamente, las consideraciones empresariales corporativas o más pequeñas están fuera de tema, pero hay circunstancias en las que impactan en las cuentas personales.

En el Reino Unido, cualquier persona cuyos ingresos provengan del empleo directo tiene impuestos deducidos de los pagos de ingresos según una fórmula que generalmente garantiza que, al final del año fiscal (6 de abril - 5 de abril), se pague el impuesto correcto (Pague conforme gane - PAYE). Este sistema también funciona bien para personas con más de un empleador e ingresos de bancos e inversiones.

Si los ingresos son de otras fuentes, solos o junto con el empleo, el Departamento de Ingresos y Tributos de Su Majestad (HMRC por sus siglas en inglés) requerirá una declaración de ingresos y de impuestos a pagar sobre todos los ingresos.

Cualquier ingreso de este tipo debe ser capaz de probarse y esa prueba normalmente significaría que los procedimientos contables incluyeran el aislamiento de cada periodo contable de los anteriores para garantizar que los ingresos se atribuyeran al año fiscal correcto.

Por lo tanto, sostengo que la capacidad de hacer una transición de un periodo contable a otro con saldos en ejecución preservados junto con ingresos y gastos acumulativos es una característica esencial. Hay procedimientos para hacer que GnuCash haga esto, pero tienen una omisión importante (y si alguien puede decirme cómo evitar esto, estaría agradecido de escucharlos) y es la incapacidad de llevar adelante las transacciones programadas que, aunque pueden cambiar de valor de un periodo a otro, usualmente conservarán la misma frecuencia.

Si puedo encontrar otra aplicación de contabilidad de código abierto que haga esto y cumpla con todos mis otros requisitos, es probable que me cambie a ella muy rápidamente.