Archivo de los Registros Financieros por Cuenta o por Año

Question

Recientemente me mudé, y estoy en el proceso de averiguar un sistema de presentación de solicitudes para mi los registros financieros, etc. Yo soy un muy astuto record-keeper, pero mi nueva casa, ha limitado las opciones de almacenamiento, y tengo que volver a visitar cómo puedo almacenar mis registros financieros importantes.

En general, usted encontrará más óptima para archivar los registros financieros de la cuenta, o archivarlos por año? Lo que es más probable, que se requiere para proporcionar la documentación de algo en una cuenta específica, o para proporcionar la totalidad de un año de registros (por ejemplo, para una auditoría fiscal, de crédito o de conflicto)?

Answer 1

La respuesta corta es "depende", principalmente en el tipo de registro y de la edad. La mayoría de conservarse los registros deben ser organizados primero por año, por tipo. Eche un vistazo a esto: http://www.bankrate.com/finance/personal-finance/how-long-to-keep-financial-records.aspx

Normalmente, usted debe hacer lo siguiente:

• Conserve todos los recibos, facturas, cheques cancelados, recibos de pago, etc que usted recibe en un año, para ese año, organizada por el tipo de documento y/o "cuentas por pagar/por cobrar". Puedes emparejar los cheques cancelados con facturas que fueron utilizados para pagar una vez que se tienen ambos. El sitio dice que puede triturar el proyecto de ley en este momento si coinciden; sugiero que se mantenga tanto.
• Después de ese año, conservar todos los registros que justifique cualquier figura en su declaración de impuesto federal, tales como declaraciones de ingresos, registros de las cantidades deducibles, etc. y destrozar todo lo demás. Si resumen de las declaraciones de que se disponga de agregado mensual o trimestral de las declaraciones, sólo es necesario para mantener el resumen de las declaraciones proporcionados todo suma.
• Después de siete años, se obtiene el siguiente indefinidamente y destrozar todo lo demás:
  • Una copia de la real 1040 retorno y los relacionados con los horarios y W-2s (la página que he enlazado dice triturar el que después de siete años, pero el retorno y W-2 son una valiosa prueba de ingreso que puede ser necesaria para resolver las disputas sobre beneficios)
  • Los registros de las aportaciones a planes de jubilación (especialmente después de impuestos, como una prueba de cómo el dinero fue aportado y por lo tanto, si está sujeto a los impuestos sobre el retiro)
  • Los registros de valiosa compras (casa, coche, joyas, muebles, electrodomésticos - estos registros son una prueba de valor en el caso de una asegurable pérdida). Estos deben ser fáciles de encontrar, por lo que son una notable excepción a la organización de los registros por año; una vez que los impuestos para el año en que se realizó la compra que se presenten, poner el comprobante de compra en una carpeta especial de "forma permanente" archivo.

Answer 2

En primer lugar, trato de mantener registros electrónicos (con la debida copias de seguridad) siempre parece factible: facturas de servicios públicos, tarjetas de crédito, estados de cuenta bancarios, etc. Esto enormemente reduce el espacio de almacenamiento, y se guardan para siempre. De disco duro de copia de los registros, depende de la transacción. Trato de equilibrar el tiempo para la presentación y el tiempo de recuperación, por qué tan probable es que voy a necesitar para tener acceso a un registro en el futuro. Estoy mucho menos probable que necesite el recibo para esta mañana de café en el Starbucks que estoy a la necesidad de la factura de servicios para el alquiler de la propiedad (100%, llegado el tiempo de los impuestos).

Por ejemplo, por defecto debo presentar mis recibos de tarjeta de crédito, que no se presentó en otros lugares, por año, con todas las tarjetas de mantenerse juntos, y sacrificarlos después de 5-7 años. He de guardar todos los recibos de tarjeta de crédito, sólo porque es menos esfuerzo para mí de tomar una decisión sobre qué conservar y qué desechar. Los puse en una carpeta acordeón por mes de cargo, y mantener a los dos, para el año en curso y años anteriores. Al comienzo de cada año, me deshago de los recibos en el archivo más antiguo y reutilizarlo.

Cualquier cosa que necesita ser mantenida más que un par de años se presenta por separado. Algunos registros se mantienen juntos. Por ejemplo, reparación de coches/mantenimiento de los recibos son presentadas por vehículo y se mantienen durante la vida útil del vehículo (puede ser útil cuando su venta, para proporcionar el historial de reparaciones). Todos los recibos de la propiedad de alquiler se mantienen juntos, organizado por la cuenta. Voy a seguir hasta que se vende la propiedad. Todos los impuestos relacionados con los recibos que no tiene un archivo específico se mantienen juntos, por año, junto con la declaración de impuestos.