¿Me está pidiendo la empresa que cometa un fraude al pedirme que solicite el reembolso de la mitad de los gastos del viaje pagados íntegramente por mi colega?

Question

Hace poco, viajé por motivos de trabajo con un colega. Para ahorrar dinero, acordamos compartir una habitación de hotel. Mi colega reservó y pagó el alojamiento en su totalidad. Yo no pagué nada por la habitación, ni por el coche de alquiler que también reservaron.

Ahora que estamos de vuelta, la empresa me dice que tengo que solicitar el reembolso de la mitad del coste de la habitación del hotel. Y, cuando reciba el reembolso, pagárselo a mi colega.

¿Le parece correcto? En ninguna otra empresa en la que he estado me parece correcto solicitar el reembolso de algo que el empleado no ha pagado.

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Más curioso aún: la empresa ha dicho ahora que quiere autentificar que he pagado a mi colega, y para ello exigen que se les presente un cheque cancelado una vez que todo el fiasco haya terminado.

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Anexo

Al final, la oficina de viajes decidió que no nos pagaría a ninguno de los dos hasta que yo hubiera pagado a mi colega y hubieran recibido una copia del cheque cancelado para validar que yo había pagado. Me negué a ceder a esta locura y borré tanto mi informe de gastos como mi solicitud de viaje original, diciendo que no reclamaría mis billetes de avión ni las dietas por comidas (ni pagaría "mi parte" del alojamiento que la empresa acababa pagando en su totalidad).

Luego, mágicamente, encontraron la manera de pagarnos a mí y a mi colega lo que habíamos gastado sin involucrarme en absoluto en la transacción del alojamiento.

Mi consejo: NO CEDER A LA LOCURA EN LA CONTABILIDAD.

Answer 1

No parece un fraude, si además se le dice a su colega que sólo se gaste la mitad del coste de la sala a pesar de haberlo pagado todo en un principio. La posición de la empresa parece ser que, puesto que dos empleados se beneficiaron por igual de la sala, su coste debe asignarse por igual a efectos de seguimiento.

De lo contrario, sería potencialmente injusto (aunque no ilegal) que tu colega hiciera esto muchas veces y pareciera que "se está gastando el presupuesto del viaje" cuando en realidad está compartiendo la habitación (y/o el coche) con "viajeros gratis" que no se han llevado un golpe para su presupuestos para viajes. Por tanto, los dos "deberíais" haber dividido el coste del hotel, y al dar tu mitad del reembolso a tu colega, será como si lo hubieras hecho. El mismo argumento podría aplicarse también al coche de alquiler.

Algunas empresas pueden no preocuparse o suponer que los gastos compartidos se "igualarán" con el tiempo a efectos de seguimiento corporativo. En cualquier caso, se mantiene estrictamente el principio de que cada empleado se "resarza" de sus gastos y nadie salga ganando o perdiendo.

Answer 2

No entiendo cómo puede reclamar la mitad de los gastos. Todas las empresas para las que trabajo exigen recibos, facturas, boletines o extractos de cuenta o pruebas similares de haber realizado el gasto. Tú no tienes una factura del hotel, por lo que no puedes reclamar un gasto realizado en nombre de la empresa. Tu colega tiene la factura de la habitación, si sólo reclama la mitad de ella, está perdiendo la mitad del reembolso.

Si usted puede reclamar sin un recibo, entonces usted está dejando de ser responsable ante las autoridades fiscales por el pago no salarial que la empresa le hizo por dinero que no puede demostrar que gastó. Si no fuera así, la mayoría de los contratistas presentarían solicitudes de gastos por cantidades falsas para evitar el pago de impuestos.

La otra posibilidad es que la empresa disponga de un pago de dietas para gastos varios (una empresa en la que trabajé proporcionaba un piso de empresa y pagaba una cantidad por día a los trabajadores no locales que lo utilizaban para cubrir cosas como la compra de comida. Pero eso estaba aprobado por las autoridades fiscales y era mucho menos que el coste de (incluso) media habitación de hotel. Si recuerdo, era algo del orden de 20 libras / 20 dólares al día y significaba que las comidas no podían reclamarse explícitamente). Por lo general, las autoridades fiscales sólo aceptan estos gastos si se trata de cantidades razonables para cubrir pequeñas transacciones de las que no es fácil obtener recibos.

El sistema de gastos de la empresa parece ser muy peculiar. Yo querría tener una garantía por escrito de que el procedimiento se ajusta a la política de la empresa y de que cualquier responsabilidad en que incurra esta forma tan inusual de reclamar los gastos corresponde a la empresa. De lo contrario, se corre el riesgo de incurrir en responsabilidades fiscales o de fraude.

Answer 3

En tal situación, yo escribiría en la declaración de gastos algo así como

Pagado por [Nombre del otro empleado] - los recibos del importe total se adjuntarán a la solicitud de gastos de [Nombre del otro empleado]. Le rogamos que se lo reembolse directamente a él.

Sea cual sea la forma en que el otro empleado rellene su solicitud (importe completo o "sólo su mitad"), facilita relativamente la conciliación por parte del departamento de contabilidad, y no es posible que se malinterprete como si estuvieras intentando defraudar a tu empresa.

Si el departamento de contabilidad no puede hacer frente a esto e insiste en pagarte "tu mitad", por supuesto querrás transmitirlo rápidamente a tu colega (por medios que dejen un rastro de papel).

Ciertamente, me parece inusual que una empresa reembolse los gastos de bolsillo de un empleado pagándoselos a otro empleado distinto del que los pagó; entonces, la responsabilidad recae en usted para obtener la documentación adecuada que demuestre que el otro empleado fue efectivamente reembolsado por los gastos que pagó en su nombre, y no se puede esperar razonablemente que ya tenga los datos bancarios del otro empleado, etc.

Sin embargo, es posible que la empresa sólo necesite unos registros escritos que confirmen de forma inequívoca que ha pagado todos los gastos relacionados con ambos empleados, para protegerse de posteriores acusaciones de que no reembolsó los gastos de algunos empleados.

Si en el futuro compartes los gastos, dada la política implícita, sería mejor que pidieras al proveedor (empresa de alquiler de coches, hotel, etc.) que dividiera el recibo para que cada uno de vosotros pagara la mitad del coste total del servicio, y cada uno tuviera un recibo por la mitad del importe para adjuntarlo a tu reclamación de gastos.

Answer 4

¿Es esto un fraude (es decir, un delito)? Depende. ¿Cuál es el origen del reembolso? ¿Y su colega solicita un reembolso completo?

Si tu colega sólo pide la mitad del reembolso, es una contabilidad estúpida. Pero, tal vez el sistema de contabilidad de tu empresa está configurado para forzar esta pésima solución.

Si su colega solicita un reembolso completo, y se trata de un contrato del gobierno estadounidense, o relacionado con algo financiado por el gobierno, entonces eso es fraude. No lo hagas.

Si tu colega pide un reembolso completo, y todo es financiado por la empresa, entonces es un engaño, entonces tú y tu colega podrían ser despedidos.

Para los dos últimos casos, cúbrase con un correo electrónico. Documente que supone que su colega sólo solicita el reembolso de 1/2.

Mi opinión solamente, no soy abogado.

Y ahora que he terminado, esto debería estar en Lugar de trabajo SE .

Answer 5

 ¿Le parece correcto?

Puede ser correcto, pero donde yo estoy sería incómodo. Más para la empresa que para usted o su colega. (ver más abajo)

En ninguna otra empresa en la que he estado se considera correcto solicitar el reembolso de algo que el empleado no ha pagado.

Eso es correcto. La solución es que tu colega te facture tu parte del alojamiento (o te dé un recibo de que le has reembolsado). Esa factura pagada es la prueba de que sí pagaste, y es la base de tu reclamación de reembolso contra tu empresa.

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Los detalles legales pueden ser diferentes dependiendo de la legislación, pero aquí en Alemania, una persona privada ("natural") puede redactar una factura igual que una [pequeña] empresa. Lo único es que, al no tener un número de IVA (como las pequeñas empresas), la factura no lleva IVA, es decir, sólo da el importe bruto.

He tenido una petición similar de la oficina de contabilidad/reembolso de viajes de un empleador: mi coche estaba aparcado en el estacionamiento de su hotel, por lo que la cuota terminó en su factura del hotel. Mi alojamiento estaba en otro lugar y no tenía aparcamiento. La oficina de contabilidad dijo que, en aras de la coherencia, reembolsaban todos los gastos relacionados con el coche al propietario del mismo, ya que no les gusta tener una cuota de aparcamiento "suelta" sin ninguna otra indicación de que el colega tiene un coche.

La factura/recibo en este caso fue una carta escrita y firmada por el colega y por mí explicando la situación, dando todo lo que hay que dar en una factura (en ese caso: factura de pequeño importe solamente), y mi colega firmando que habían recibido la cantidad debida. También adjuntamos una copia de la factura del hotel "por si acaso" (a la administración se la combate mejor con sus propias armas: el papel).

Con esto, usted, su colega y su empresa tienen todo el rastro de papel necesario para una contabilidad adecuada, y también debería estar bien desde el punto de vista fiscal.

Lo que hace que esto sea incómodo para la empresa es lo siguiente: como la factura que te da tu colega no tiene (no puede tener) IVA, la empresa pierde su capacidad de obtener el reembolso del IVA, lo cual es un gasto/pérdida totalmente innecesario, ya que podría evitarse reembolsando a tu colega el importe total, y luego dividiendo internamente los gastos según corresponda a diferentes proyectos o cuentas internas (lo cual, de nuevo, necesita un poco de papel, por ejemplo, que tú declares en tu solicitud de reembolso que compartiste el alojamiento con fue pagado por el colega).

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• En el futuro, si quieres hacerte amigo del departamento de contabilidad, prueba si el hotel puede darte facturas separadas.

• También puede haber un poco de psicología de la administración: el departamento de contabilidad tratando de enseñarte la lección de que es mejor que hagas inmediatamente lo que dicen y cómo lo dicen - de lo contrario te crearán un montón de trabajo desagradable.