Prácticas de facturación alemanas

Question

Estoy ubicado en el Reino Unido, y recientemente comencé a comprar servicios de una empresa alemana (Contabo). Estoy pagando desde una cuenta de tarjeta Euro, y ellos tienen registro de VAT en el Reino Unido, por lo que no hay complicaciones ni con el tipo de cambio ni con el VAT.

El problema es que emiten facturas que no coinciden con las deducciones de mi cuenta de tarjeta. Durante los primeros 3 meses tomaron:

19 de junio 14.38
13 de julio 8.62
13 de agosto 8.62

Y facturaron:

30 de junio 15.81
31 de julio 8.62
31 de agosto 7.19

Nótese que se concilia después de 3 meses. He tenido idas y venidas con el departamento de soporte, que no quieren involucrar al departamento de cuentas. El soporte me dice que las facturas coinciden con un total acumulado (cierto) en algún momento, y dicen que hacen pre-autorizaciones tempranas, y así sucesivamente, pero también dicen que mi afirmación de que "una factura siempre debe coincidir exactamente con la suma solicitada o ya tomada" no es siempre verdadera".

Verificación de cordura: ¿seguramente esto es un sinsentido? ¿Es universalmente cierto que "una factura siempre debe coincidir exactamente con la suma solicitada o ya tomada"? ¿O estas no son facturas reales, y tal vez son pro-formas de algún tipo? Dice que es una factura, y tiene los detalles de su cuenta bancaria y su VAT number, y así sucesivamente (pero es un VAT number del Reino Unido).

Answer 1

Aquí están mis 2 ct, no soy contable, simplemente dirijo un negocio en Alemania.

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Pensamiento preliminar: ¿por qué recibes el IVA en tu factura de todos modos? Hasta donde sé, para transacciones B2B, el procedimiento de inversión del sujeto pasivo todavía está vigente entre la UE y el Reino Unido. (Necesitan el número de IVA del Reino Unido para clientes privados en el Reino Unido)

Es decir, deberías recibir (y pagar) facturas sin IVA.

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Realmente, necesitas preguntarle a tu contable sobre esto. Pero mi opinión sobre la situación es que cuando la factura y los movimientos contables divergen*, se crea una responsabilidad o cuentas por cobrar. La factura indica la suma solicitada, pero no necesariamente coincide con la suma recibida (lo que debe coincidir aquí es el recibo o el extracto de tu cuenta).
En tu caso, recibiste una factura y básicamente hiciste un pago inicial, que resultó no coincidir precisamente después de todo.
Esto no es tan inusual. Piensa, por ejemplo, en un fontanero. Te envían una oferta, les das luz verde y acuerdas un pago inicial de una cierta cantidad x. Por la cual recibes un recibo, y comienzan a hacer fontanería. Después de que terminan, te envían la factura con una cantidad y. Pagas la diferencia y - x, y luego la cuenta se liquida.

*lo cual hacen regularmente para empresas bajo imposición ficticia (Soll-Besteuerung) donde las fechas de entrega y de pago rara vez coinciden.
Dado que no reconoces la situación, supongo que estás bajo imposición real (Ist-Besteuerung) en su lugar, donde en su mayoría puedes evitar este problema ya que se utiliza la fecha del pago en lugar de la fecha de entrega/servicio.

Y sí, cómo contabilizar tales acontecimientos está legalmente bien definido en Alemania también. Pero los procedimientos contables exactos difieren dependiendo de si estás bajo imposición ficticia o real.
Dado que es probable que tu proveedor de servicios esté bajo imposición ficticia, la situación ni siquiera crea más trabajo contable para ellos. Por otro lado, es posible que necesites crear una responsabilidad aquí también y luego cancelarla con el pago 3 meses más tarde, y por lo tanto es posible que no puedas usar el atajo de nunca crear la responsabilidad.