EE.UU.: ¿cómo demostrar los gastos empresariales?

Question

Soy un escritor autónomo que trabaja desde casa. Mis cuotas de internet deberían contar como gasto empresarial y deducirse del bruto, pero la cuestión es ¿cuánto? Dado que también utilizo internet para entretenimiento, etc., ¿cómo puedo demostrar que deduzco el 50% de la cuota de internet?

A veces, cuando estoy demasiado ocupada, externalizo mi trabajo o contrato a un editor de contenidos para mi negocio de freelance. Contrato a esos subcontratistas en UpWork. Obviamente, esos deberían ser gastos empresariales, pero también puedo utilizar fácilmente UpWork para fines personales. De nuevo, ¿cómo demostrarlo y diferenciarlo?

Por último, ¿qué ocurre si algo sale mal? Quizá he sobrestimado mis gastos empresariales o he hecho un cálculo erróneo. ¿Cómo sabrá/comprobará Hacienda que algo va mal y cuáles son mis sanciones?

Answer 1

Mis cuotas de Internet deben contar como gasto empresarial y deducirse del bruto

¿Quién lo dice?

Dado que también utilizo internet para entretenimiento, etc., ¿cómo puedo probarme a mí mismo cuando digo que debe deducirse el 50% de la cuota de internet?

Puedes medir cuánto contenido has descargado o subido para tu negocio y cuánto no y prorratear los costes en consecuencia. También puede medir cuánto tiempo ha utilizado Internet para su empresa del periodo total de suscripción y prorratear en consecuencia.

pero también puedo utilizar fácilmente UpWork para fines personales. De nuevo, ¿cómo demostrarlo y diferenciarlo?

¿Supongo que recibes facturas detalladas de estos autónomos?

Quizá sobrestimé mis gastos empresariales o hice un cálculo erróneo

Si está "estimando" los gastos de su empresa, entonces está haciendo algo mal.

¿Cómo sabrá/comprobará Hacienda que algo va mal y cuáles son mis sanciones?

Le realizarán una auditoría y, en función de lo que descubran, las sanciones pueden oscilar entre el 20% (sanción relacionada con la precisión, según el art. 6662) y el 75% de los ingresos que haya ocultado (art. 6663 - fraude). En caso de fraude, también puede ser objeto de acciones penales (con arreglo a los artículos 7201, 7206, 7207, etc.).

Las auditorías pueden ser aleatorias (simplemente ha tenido mala suerte y ha sido seleccionado para ser examinado), o desencadenadas por diversas "señales de alarma" en su declaración, o debidas a información que el IRS ha obtenido de algún otro lugar (la auditoría de otra persona, pistas, bancos que señalan transacciones sospechosas, otras referencias de las fuerzas del orden, etc.).

¿Cómo sabrá/probará Hacienda que algo va mal?

No tienen que demostrar nada. Eres tú quien tiene que demostrar la corrección de tu declaración.

Answer 2

A veces, cuando estoy demasiado ocupada, subcontrato mi trabajo o contrato a un proveedor de contenidos. para mi negocio de freelance. Contrato a esos subcontratistas en UpWork. Obviamente, esos deberían ser gastos empresariales, pero también puedo utilizar UpWork para fines personales. De nuevo, ¿cómo probar y diferenciar?

Tienes un par de opciones:

• dos cuentas diferentes de UpWork. Una para tu negocio y otra para tus cosas personales. Nunca las mezcles.
• Documente cada tarea. Sé capaz de documentar que estaba relacionada con el trabajo. No se limite a una línea en una hoja de cálculo, tenga un montón de otros documentos reunidos en el momento de la tarea para demostrar que estaba relacionada con el trabajo. Conserva los documentos para que, en caso de auditoría, puedas demostrarlo.

De hecho, documéntese, aunque tenga dos cuentas.

Por último, ¿qué ocurre si algo sale mal? Tal vez sobreestimé mis gastos empresariales o hice un cálculo erróneo. ¿Cómo sabrá Hacienda ¿Cómo sabrá/probará Hacienda que algo va mal y cuáles son mis sanciones?

No calcule los gastos. Reclame lo que pueda demostrar.

Si cometió un error y lo descubre usted o Hacienda, deberá pagar la diferencia. Dependiendo de la situación, puede enfrentarse a intereses y sanciones. Cuanto más pueda demostrar que se trata de un error, mejor.

Es posible que no sepan qué es lo que falla hasta que realicen una auditoría. Podrían saber si usted omitió algo que otro contribuyente mencionó en su formulario de impuestos. Si olvidó una fuente de ingresos, pero la otra persona le envió un 1099, Hacienda no vería referencia a ese dinero y querría saber por qué. En otros casos, usted debería haber presentado un 1099 para otra persona y no lo hizo.

Una vez en la auditoría, querrán ver las pruebas. Cuantos más documentos tenga del momento del gasto, más aceptarán la prueba.

Answer 3

La respuesta en dos palabras es "recibos detallados".

Una amiga mía guarda un conjunto de carpetas de archivo en las que tira todos los recibos posibles que obtiene durante el año, después de anotar en ellas qué partes están relacionadas con los impuestos. Al final del año, puede sumarlos, introducir los datos en los formularios fiscales y guardar la carpeta en el cajón para consultarla en caso de auditoría o cuando venda la casa, ya que los gastos de mantenimiento y mejora se suman a la base imponible a la hora de calcular los impuestos sobre los beneficios y, por tanto, pueden reclamarse en parte.

Tú decides cuánto esfuerzo quieres dedicar al mantenimiento de registros. No todo el mundo cree que merezca la pena el esfuerzo por pequeñas cantidades y deducciones menores. Pero si no tienes documentación que justifique el gasto, no lo reclames.