Posiblemente no pueda completar un proyecto; ¿qué hacer?

Question

Me preocupa haber asumido un proyecto de gran envergadura (con tres meses de antelación, decenas de miles de dólares, pero ya está retrasado) que no podré terminar. Estoy tratando de encontrar la mejor solución.

A modo de anécdota, el cliente está presionando a favor de una legislación concreta y necesita una investigación sólida que respalde su punto de vista. Acepté el contrato para proporcionar el análisis económico que demuestre que la posición del cliente es correcta. Pero hay dos problemas importantes que hacen potencialmente imposible el proyecto.

1) Para poder argumentar con suficiente fuerza, se necesitan datos económicos locales detallados. Pero esos datos no son fáciles de conseguir, y yo no tengo los recursos ni la capacidad para reunirlos.

2) El cliente quiere que el estudio se haga con una metodología determinada. A lo largo de mi investigación, he llegado a sospechar firmemente que la metodología no es válida y no debería utilizarse.

Sí, sé que este lío es en gran parte culpa mía. No debería haber aceptado el contrato sin estar seguro de poder cumplirlo. Es una historia complicada. Pero lo que realmente importa ahora es qué hacer al respecto. Veo varias opciones.

1) Hacer un esfuerzo heroico para superar los problemas de calidad de los datos. Lo he intentado, ya lleva un mes de retraso, y me estoy desesperando bastante. Pero tal vez haya una piedra sin remover en alguna parte.

2) Ir al cliente y explicarle francamente los problemas. En el pasado he cuestionado la metodología y me han dicho que soy yo quien no entiende, lo cual me parece posible pero poco probable.

3) Entregar un informe con datos deficientes y una metodología cuestionable. Sí, ya sé que esto sucede todo el tiempo en la política pública, y es una de las razones por las que la política es tan disfuncional. No puedo soportar la idea de entregar un producto en el que no creo.

¿Alguien se ha visto en una situación como ésta y cómo la ha afrontado (o desearía hacerlo)?

Answer 1

Yo siempre optaría por la opción 2.

Cuando uno emprende proyectos de un mes de duración que implican productos o métodos no utilizados antes en el contexto o la empresa en cuestión, es inevitable que se produzcan situaciones como ésta. Por lo tanto, el problema no es que hayan ocurrido cosas inesperadas, sino que quizás no hayas gestionado las expectativas del cliente tan bien como podrías haberlo hecho.

La forma correcta de actuar depende de si el cliente le ha pagado o no. Si has hecho mucho trabajo y sólo te van a pagar cuando lo hayas terminado, estás básicamente a su merced, a menos que el proyecto tenga un plazo estricto y, por tanto, deban seguir adelante contigo. Sin embargo, si ya han pagado una cantidad significativa, tienes una plataforma mucho mejor desde la que negociar.

Y hay que negociar. Nunca te des por vencido ni te quedes corto. Sienta al cliente con seriedad (e incomodidad) y explíquele que quiere cumplir lo prometido, pero que hay problemas que deben resolverse. Prepárate para aceptar un recorte de sueldo por el proyecto en su conjunto, pero elabora un plan que ambos creáis que funciona y haz un seguimiento periódico para que el proyecto no vuelva a descarrilar.

-- EDITAR --

Si entrega parcial tiene sentido en absoluto, tal vez eso podría ser una salida tolerable para el cliente y para ti. Pero aún así tendrás que sentarte a hablar con el cliente, y serás tú quien tenga que sugerir un nuevo plan a partir del cual se negocie.

No hay una solución fácil, pero la mayoría de los nuevos autónomos han estado donde tú estás ahora. No se trata de una situación única para ti, sino de una experiencia perfectamente normal que debes resolver y de la que debes aprender.

Y es una gran experiencia de aprendizaje, no sólo técnica, sino también de las infravaloradas habilidades "blandas" de gestión de clientes (y expectativas).

Mientras el cliente siga hablando con usted, significa que quiere usted para hacer el trabajo. A pesar de lo avergonzado y de que te sientas mal.

Afrontar el problema de frente. La mayoría de las veces, estos "enfrentamientos" no son ni de lejos tan desagradables como los escenarios que imaginas.

Answer 2

Aceptar un trabajo por cuenta propia es arriesgado

Siempre que se acepta un trabajo de este tipo, hay un cierto grado de riesgo asumido por ambas partes. Quién asume el mayor riesgo depende de las condiciones del acuerdo, pero básicamente:

1) El cliente asume el riesgo de que usted vaya a cumplir.
2) Usted asume el riesgo de que el cliente pague.

Estos riesgos se mitigan gracias a una comunicación muy abierta con el cliente sobre el progreso y a un calendario de pagos más regular (por millas/semana).

No te subestimes

No debería haber aceptado el contrato sin estar seguro de que podía cumplir.

Hasta cierto punto hay que tener confianza en sí mismo cuando se acepta un trabajo, pero incluso la persona más segura y preparada tiene problemas imprevistos. A menos que seas un veterano del sector con mucha experiencia, es bastante comprensible que no veas venir algunos problemas. Nadie conoce el futuro. No te subestimes.

Además, el cliente te tuvo en cuenta y te eligió a ti al aceptar este trabajo. Si representaste con precisión tus habilidades y te contrató, significa que te juzgó lo suficientemente bueno para hacer el trabajo también.

Así que yo no me apresuraría a culparte por completo.

Ahora, lo que hay que hacer:

Ofrecer soluciones

Yo recomendaría comunicar sus preocupaciones a su cliente (#2) como se sugiere, sin embargo, también haría recomendaciones de solución para los problemas.

Aquí hay un ejemplo más detallado que aborda sus preocupaciones en particular:

Abordar el problema nº 1:

Pero esos datos no están fácilmente disponibles, y no tengo los recursos o capacidad para reunir esos datos.

Diga exactamente eso -los datos no son fáciles de obtener- pero luego también haga una recomendación. ¿Hay algún lugar donde se puedan obtener los datos? ¿Cuánto costaría o requeriría eso? Tal vez el cliente pagaría la cuota o tiene conexiones de algún tipo. ¿Y otras fuentes de datos?

Si estas cosas le llevan mucho tiempo o mucho trabajo para averiguarlas, tal vez pueda decirles lo que sabe, o hacer un poco de investigación, y luego preguntar qué vías le gustaría que usted persiguiera más, si es que hay alguna.

Abordando el tema nº 2:

El cliente quiere que el estudio se realice con una metodología determinada. En de mi investigación, he llegado a sospechar firmemente que la metodología no es válida y no debería utilizarse.

Yo tendría cuidado con la forma de enfocar esto. Me ceñiría a los hechos y detallaría con precisión qué parte no es adecuada o por qué no funcionaría. No diría directamente que todo está mal o que no es válido. Sólo mencionaría los problemas que ve. "¿Cómo va a tratar el método a x?". Si se trata de algo que el cliente ha pensado, es posible que esté apegado a ello y hay que ser sensible a ello. Plantea tus preocupaciones de forma respetuosa y estate abierto a aprender más o a equivocarte.

También en este caso, haga sugerencias sobre sus preocupaciones. "No estoy seguro de cómo el método va a manejar x, ¿qué tal hacer y en su lugar?".

Si puedes mostrar tu preocupación por el método y sugerir una alternativa de forma respetuosa, entonces es lo mejor que puedes hacer.

No existen demasiadas preguntas

He cuestionado la metodología en el pasado y me han dicho que que soy yo quien no entiende.

Ciertamente, ya he pasado por eso.

Aquí hay dos posibilidades. O bien (1) el método es defectuoso o (2) no lo es y lo has entendido mal. Hacer una pregunta sobre el posible fallo ("¿Cómo va a manejar x el método?") facilitará establecer de qué caso se trata.

Sigue preguntando por el método hasta que se resuelva lo anterior. No te preocupes por parecer estúpido porque hayas hecho (lo que parece) la misma pregunta por enésima vez. Si tú y el cliente tenéis ideas diferentes sobre lo que es el método, abordadlo cuanto antes.

Como cada persona piensa de forma diferente, es inevitable que haya algunas diferencias en los estilos de comunicación. Yo pienso en imágenes, pero uno de mis clientes prefiere comunicarse con el habla. Nos llevó un tiempo encontrar la manera de comunicar ideas complejas de forma eficaz. No es que ninguno de los dos seamos estúpidos (y dudo que tú o tu cliente lo seáis también), sino que las personas se comunican de forma muy diferente y es necesario trabajar con ello.

Estás en el mismo bando

Sé que es fácil ver al cliente como la persona que está pagando y no hay ningún interés creado allí, pero ambos quieren que esto funcione. Es mucho más fácil pensar en el cliente como una persona con la que tienes una relación mutua, en la que ambos trabajan para que el proyecto tenga éxito.