¿Existe alguna directriz para la numeración de las facturas?

Question

Si creo una factura para el cliente1 con facturas numeradas como 0001, 0002, 0003, ¿empiezo a facturar al cliente2 con la factura numerada como 0004 o 0001? Supongo que habrá alguna lógica detrás de la creación de números de factura.

Además, si he facturado al cliente1 con facturas numeradas del 0001 al 0014 durante un ejercicio, ¿empiezo con la factura 0001 para el mismo cliente durante el siguiente ejercicio?

Que la respuesta no sea específica para ningún país, pero si las leyes fiscales del país son relevantes, soy de la India.

Answer 1

En el caso de las facturas, lo importante es que sean únicas en toda la empresa, en este caso, usted.

• La factura 0001 pertenece al cliente A;
• La factura 0002 pertenece al cliente B;
• Factura 0003 al cliente A (cliente habitual);
• La factura 0004 pertenece al cliente C

etc.

Cuando recibe un pago documentado (por ejemplo, un cheque o una transferencia electrónica) en el que hay un campo de nota, el 99% de las veces la nota contiene el número de factura, que es único para usted. Esto ayuda a controlar qué facturas se pagan y cuáles no.

Answer 2

No hay realmente ningún reglas exactamente. Pero hay algunas pautas generales....

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Todas las facturas deben tener un único número. Nunca repetir un número por cualquier motivo. Hay que empezar por un número e ir subiendo, sin repetir nunca ningún número. Factura números debe no ser "personalizado" para un cliente específicamente. Pero puede utilizar algunos valores inteligentes si le ayudan.

Por ejemplo.....

Me gusta utilizar los dos últimos dígitos de cada factura como año fue enviada.

Así que este año uso...

• 0505520

• 0505620

• 0505720

• ....
• ....

• 0532120

• etc. ....

Sé que los dos últimos dígitos son siempre el año. Así que puedo encontrar fácilmente la factura 5056 que se envió en 2020. El año que viene todas mis facturas Finalizar en "21". El año pasado todos terminaron en "19".

Esto me permite, de un vistazo, saber en qué año se creó la factura. Esto ayuda a saber simplemente cuándo se completó o se trabajó en cualquier proyecto. No se utiliza para ningún otro propósito contable. De esta manera no tengo que ir a buscar una factura para saber el año en que fue enviada.

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Consejo

... iniciar con al menos 5 o 6 dígitos, utilizando ceros a la izquierda. A la 00001, 00002, 00003, etc. Te alegrarás de haber hecho esto cuando veas las columnas de números de facturas. Facilitará la legibilidad si todos tienen la misma cantidad de glifos reales.

Answer 3

Para el trabajo con múltiples clientes, la mejor manera de mantener las facturas diferenciadas es mediante el uso de un código de prefijo, por lo que si tengo tres clientes podría tener tres facturas 0001, pero con una notación diferente al principio, por ejemplo.

• CN1-00001
• CN2-00001
• CN3-00001

Este sistema le permite ver, de un vistazo, a qué factura hace referencia y, para facilitar la gestión, a qué cliente se refiere. Tener un sistema de un solo número (factura #001, #002, #003, #004) acabará por perjudicarle cuando los clientes le llamen para preguntarle si les faltan facturas porque no las han recibido en orden secuencial.