¿Una herramienta online de calidad para visualizar mi disponibilidad de la manera más sencilla?

Question

Vale, puede que haya complicado demasiado el título. Pero este es mi problema.

A veces trabajo solo, a veces en un equipo de 3. De cualquier manera, tengo que llevar la cuenta de todo el tiempo que ya se ha reservado y el que está disponible para nuevas tareas. En este momento, lo llevo todo en la cabeza (y cada uno de nosotros hace lo mismo). Así que cuando el cliente me pide algo urgente o cuándo podemos empezar a trabajar, suelo tomarme un día para calcular y luego volver y ponerle al día. Pero la mayoría de las veces esto no resulta exacto, ya que el calendario cambia (retrasos, imprevistos, etc.) y cuando el cliente acude a mí tengo que decirle que no puedo trabajar hoy, sino dentro de X días.

Hasta ahora, no he tenido ninguna consecuencia negativa, por ejemplo, el cliente me ha dejado enfadado, pero esto está lejos de ser una conducta profesional.

Por lo tanto, necesito una herramienta en línea de calidad, fácil de usar (sin millones de pasos y funciones) y, lo más importante, fácil de visualizar (todo mi plan para 1 o más meses en una pantalla, por ejemplo, no 10 pasos) en la que pueda hacer un seguimiento de mi trabajo y del tiempo disponible.

Dirás que es fácil de responder, ¿verdad? Desde hace un año, he utilizado todo tipo de herramientas propuestas por esta comunidad o por Internet, y cada una de ellas no era satisfactoria. O demasiadas opciones o demasiado complicado para introducir la agenda, o... y al final siempre tengo mi agenda en la cabeza. He probado herramientas como Google Calendar, Trello, hojas de Excel, herramientas de planificación del paquete de MS Office, la pizarra real en mi pared, pegatinas, e incluso docenas de herramientas online cuyos nombres no recuerdo ahora.

Entonces, ¿existe alguna herramienta de este tipo o tengo que crear una (bromeando sobre esto último)? ¿Qué herramientas hacer?

Nota: el 70% o más de los chicos mencionan el calendario de google que, en mi opinión, es muy incómodo de visualizar. Tal vez lo estoy usando mal (siendo un desarrollador suelo complicar demasiado las cosas). Si crees que Calendar es la herramienta adecuada para mí, entonces por favor muéstrame algún tutorial de calidad que me diga cómo usarlo efectivamente sin complicar las cosas.

Answer 1

Personalmente, sólo uso Google Calendar desde hace muchos años; lo tengo sincronizado con mi PC de escritorio, mi portátil, mi tableta y mi smartphone.

Puedo visualizar el calendario por día, semana o mes y actualizarlo en cualquier momento en unos 10 segundos por cualquier medio. Es muy fácil y versátil para programar mi trabajo, reuniones, renovaciones, aniversarios, etc.

No creo que necesites un tutorial; simplemente mantenlo simple y funcional. No es necesario añadir más de 1000 detalles; utilízalo como un calendario de papel en el que pondrías notas post-it (o notas escritas). Apenas edito un evento en el calendario; sólo uso las funciones de añadir y eliminar con etiquetas muy simples de 2-3 palabras.

Answer 2

Parece que necesitas una mezcla de herramientas de gestión de proyectos y de programación.

Tal vez necesite algo como PivotalTracker que le ofrece un lugar para introducir estimaciones de tiempo y esfuerzo. O quizás necesite algo como Plan para ayudarle a asignar tareas a franjas horarias en un calendario.

Answer 3

En una situación similar, yo también probé muchas herramientas en línea, y todas ellas, excepto ninguna, eran demasiado complicadas o estaban demasiado orientadas a una sola dirección (gestión de tareas, gestión de proyectos, programación de calendarios o uso compartido de equipos), por lo que al final creé la mía propia. Pero incluso eso se convirtió rápidamente en un dolor de cabeza.

Mi solución estaba fuera de línea. Dos pizarras blancas, la de este mes y la del próximo. Grabé un esquema del mes (generalizado) en cada uno con un rotulador permanente, y luego utilicé rotuladores de borrado en seco para marcar cuándo o en qué estaba trabajando. Podía reservar el tiempo de este mes o el del siguiente. Podía borrar cosas con facilidad, moverlas con bastante facilidad, codificarlas con colores y tener tantas notas, diagramas laterales, flechas, etc. como necesitara. Cuando terminaba el mes, el mes actual se borraba y se etiquetaba como mes siguiente, y el calendario del mes siguiente se convertía en el de este mes.

Incluso intenté replicar esto en línea, pero no pude reemplazar el valor del dibujo a mano alzada sobre el calendario.

Si se construye una herramienta sencilla que pueda gestionar estas cosas de forma fácil en línea, será fantástico. Nunca lo he conseguido. El calendario de Google es brillante, pero no para este tipo de planificación general del trabajo. Así que para mí la respuesta fue fuera de línea, dos pizarras blancas y algunos marcadores secos.

La desventaja obvia era que sólo estaba disponible en mi oficina, pero como estaba allí todos los días, eso no era un problema. Cuando un cliente llamaba, podía echar un vistazo y decir: "Lo más pronto que puedo hacerlo es el jueves" o algo similar, casi al instante. Luego una nota rápida sobre ese día, y volver a mi trabajo. Sin complicaciones, sin líos, al instante, gratis, flexible y rápido.

Answer 4

He utilizado una herramienta llamada AccountSight. Esta herramienta de software ofrece varias funciones en una sola. Consulte su sitio web en www.AccountSight.com.

Hay un segmento de seguimiento del tiempo, que le permite a usted y a sus otros usuarios mantener el tiempo de manera eficiente y presentarlo para su revisión. Incluso tienen un botón de tiempo/cronómetro que hace un seguimiento de todo el tiempo con precisión de un segundo.

También hay una sección de informes, y esto es lo que estás buscando, creo. Muestra todos los datos necesarios para revisar rápidamente el trabajo de su empresa, las horas, el estado de trabajo de los empleados, los recursos, etc. Puede filtrar sus informes en función de varios filtros de búsqueda.

Básicamente, esta herramienta puede ayudarte a calcular tus horas y disponibilidad para tus clientes rápidamente, y hacer lo mismo con los miembros de tu equipo. Todos los datos están disponibles y se proporcionan en tiempo real, por lo que no tienes que preocuparte de hacer un cálculo erróneo.

Los representantes del servicio de atención al cliente son muy amables y siempre están dispuestos a trabajar con usted para ofrecerle los mejores contenidos. Sus precios son razonables. Yo lo recomendaría.