Existe un conjunto "típico" de pasos que se llevan a cabo, pero este vago marco varía bastante en duración y contenido dependiendo de la complejidad del proyecto, la escala y la duración de la negociación.
Los fundamentos son los siguientes:
El cliente solicita una propuesta. Esta solicitud puede hacerse (1) públicamente, o (2) a un grupo de empresas o (3) a una empresa en particular. En este contexto, una empresa también puede ser una persona individual que ofrece un servicio. Esta solicitud consistirá en una descripción del trabajo a realizar y su extensión varía enormemente, desde unas pocas frases hasta páginas.
La empresa (también conocida como contratista) responde presentando una propuesta que describe cómo se realizará el trabajo. La empresa puede hacer preguntas sobre detalles concretos del proyecto si necesita más información. Puede ser necesario que el contratista firme un acuerdo de no divulgación (NDA) para obtener la información que necesita. Es posible que haya un tira y afloja durante un tiempo entre el cliente y el contratista. Esta fase permite que el cliente evalúe al contratista y que el contratista evalúe al cliente. La propuesta puede contener una estimación de costes.
En este punto, es una buena idea establecer el alcance del proyecto, que es una definición de lo que consiste exactamente el producto final (¡y de lo que no consiste!)
El cliente pedirá un presupuesto si le gusta el contratista y quiere seguir adelante. Si lo hace, el contratista le envía un presupuesto formal en el que se detallan los importes exactos a pagar y cuándo.
El cliente decide si le parece bien el presupuesto. Una vez más, se puede negociar el precio de los distintos servicios e hitos. El alcance puede revisarse para abaratar las cosas (y volver a cotizar). Si están de acuerdo, el contratista emite una factura por el primer plazo. Esta factura es lo que el cliente debe pagar para que el trabajo comience
El cliente puede enviar al contratista un contrato en el que se detallan las responsabilidades legales de cada parte. Éste, a su vez, puede constar de varias fases de negociación para llegar a un acuerdo sobre el contenido del contrato. Ambas partes firman.
Una vez que el cliente paga la factura, el contratista emite un recibo al cliente, confirmando la recepción del pago. El trabajo comienza.
En este punto, la documentación suministrada depende del alcance y de la documentación acordada como entregable.
Este es un vago resumen del proceso de las transacciones comerciales. Dado que hay mucha negociación sobre el precio y el alcance y los acuerdos de confidencialidad, su duración puede variar de horas a semanas. Puede ser tan sencillo como que un cliente envíe un correo electrónico a un contratista sobre un pequeño cambio en su página web o tan complejo como que un municipio subcontrate el diseño y la construcción de un nuevo estadio.
TL;DR:
(1) Solicitud de propuesta: Descripción del trabajo del cliente.
(2) Propuesta: Descripción de cómo se realizará el trabajo por parte del contratista.
(3) Estimación: Estimación del coste del proyecto.
(4) NDA: Acuerdo de no divulgación que garantiza que el contratista no divulgue la propiedad intelectual del cliente.
(5) Alcance: Descripción del trabajo a realizar (y lo que no se está haciendo).
(6) Cita: Importe real a pagar en cada fase y condiciones de pago.
(7) Contrato: Documento legal que detalla las responsabilidades de cada parte.
(8) Factura: Importe actual a pagar al contratista.
(9) Recepción: Confirma que se ha recibido el pago de una determinada factura.
