Organización de los gastos/ingresos/documentos financieros personales (Oficina sin papeles)

Question

Llevo un tiempo intentando organizar mis finanzas personales pasándome a una "Oficina sin papeles" (PO de aquí en adelante), pero no he podido llegar a nada que satisfaga mi necesidad de organización intuitiva y facilidad de uso. Mi objetivo de esta OP no es eliminar, sino evitar que compre constantemente archivadores poco manejables. Lo he estado haciendo escaneando todos mis gastos, recibos de depósito, facturas, etc. Antes de emprender este proyecto, había organizado mis gastos únicamente en base a mis facturas en un pequeño archivador. El aspecto que tenía era el siguiente

Filing Cabinet
    - Bills
        - Rent/Mortgage
            - 2008
                - January Bill
                - February Bill...
                - ...
                - ...December Bill
            - 2009
            - 2010
            - 2011
        - Electric
            - 2008
            - 2009
            - 2010
            - 2011
        - Gas
            - 2008
            - 2009
            - 2010
            - 2011
        - Phone
            - 2008
            - 2009
            - 2010
            - 2011
        - Insurance
            - Vehicle
                - 2008
                - 2009
                - 2010
                - 2011
            - Health
                - Base
                    - 2009
                - Accident (Aflac)
                    - 2009
                    - 2010
    - Projects
        - Website
        - Garden
    - School
        - English 301
        - Art 303
    - Etc
        - You Get the Idea

Me gustaba cómo funcionaban las cosas con esto, excepto que no podía llevar un registro de algunas de las comunicaciones más importantes que recibía a través de cartas, como cambios de política, cartas de cambio de tarifas, ajustes de cuentas, cosas de esa naturaleza.

Luego aprendí que es una buena idea llevar un registro de TODOS los gastos (lo que hago usando una hoja de cálculo), y compararlos con los extractos bancarios mensuales, así que me he esforzado por llevar un registro de cada gasto, depósito y comunicación importante (no tanto el material de marketing) escaneando todo y teniendo la estructura de archivos así:

C:\\Users\\User\\Documents\\Finances\\Accounting
    \\2009
        \\01
            \\2009-01-13 - Receipt - Store.pdf
            \\2009-01-22 - Mortgage - Bank.pdf
            \\2009-01-25 - Bill - Service Provider.pdf
        \\02...
        \\...
        \\...12
        \\2009 Cash Flow.ods
    \\2010
        \\01...
        \\...
        \\...12

Esta configuración es ideal para el seguimiento cronológico, pero luego es doloroso rastrear las cosas en función de un proveedor/prestador de servicios/banco/organización específicos. Por supuesto, hay una función de búsqueda de archivos, pero siempre la he encontrado escasa, independientemente de la configuración de los parámetros. He pensado en crear una sección separada para las facturas y los gastos básicos, de modo que se vea así:

C:\\Users\\User\\Documents\\Finances\\Accounting
    \\Bills
        \\Bank
            \\2009
                \\2009-01-01 - Mortgage - Bank.pdf
                \\2009-02-01 - Mortgage - Bank.pdf
                \\2009-02-15 - Privacy Notice - Bank.pdf
                \\2009-03-01 - Mortgage - Bank.pdf
            \\2010
            \\2011
        \\Phone
            \\2009
                \\2009-01-12 - Bill - Phone.pdf

    \\Expenses
        \\2009
            \\01
                \\2009-01-03 - Receipt - Grocery.pdf
                \\2009-01-06 - Receipt - Mom & Pop Shop.pdf

Mi única desventaja con esto es que no puedo ir a través de una sola carpeta para configurar una hoja de cálculo para comparar contra mis estados de cuenta bancarios, sin embargo, cuando se va a una sola carpeta (Gastos Mensuales+Facturas+Comunicaciones), es un poco más difícil separar el trigo de la maleza. Algunos de mis problemas se derivan de la compra de artículos de gran valor, como un frigorífico. Puedo escanear el recibo y colocarlo en la carpeta de gastos mensuales, pero me parece un error poner el Manual del Propietario dentro de una carpeta que contiene documentos de gastos, y cuando realmente necesito leerlo, ¿cómo voy a recordar que está en esa carpeta?

Si tienes curiosidad, aquí están mis objetivos detrás de esta tonta locura:

1. Buena documentación (evita que los cobradores desesperados exijan el pago de lo que ya se ha pagado)
2. Auditoría (no notaré que salen 10 dólares de mi cuenta a menos que lo compruebe deliberadamente)
3. Ayuda a la presupuestación (ayuda a proporcionar un marco para establecer presupuestos *sobre la marcha*)

Sé que el esquema de organización "perfecto" no existe realmente y va a ser subjetivo para cada individuo, pero me gustaría saber qué has hecho para organizar tus finanzas y cómo te ha funcionado. Especialmente me gustaría saber de aquellos que están tratando de alejarse de los archivadores behemoth ^^

P.D. He leído este sobre el seguimiento de los gastos e ingresos, pero no se trata de mantener la organización de los documentos relacionados con las finanzas personales. Una de las respuestas se refería a GnuCash, así que estoy pensando en integrarlo con cualquier esquema de organización que elija, así que también me gustaría escuchar a los usuarios de GnuCash, por favor =D

Answer 1

Si tienes curiosidad, aquí están mis objetivos detrás de esta tonta locura

Tú lo has dicho... Las dos últimas palabras, quiero decir...:-)

Si está auditando sus declaraciones, ¿por qué necesita conservar la información después de la auditoría? Tienes el extracto del mes pasado, has verificado que el cargo de Starbucks que aparece ahí es el mismo que en tus recibos - ¿por qué conservarlos más? Hecho, no hay goteo de 10 dólares, tíralos.

¿Por qué hay que guardar el manual de instrucciones del frigorífico? ¿Para qué? ¿No sabes cómo funciona un frigorífico? ¿No sabes quién es el fabricante para buscarlo en Internet en caso de que lo necesites más adelante? Léelo una vez, marca los detalles de mantenimiento en tu calendario (como: TODO: cambiar el filtro de agua en 3 meses), y ya está. Ya está. Tíralo (a la papelera).

¿Necesita el recibo como prueba de compra para la garantía? Haz una carpeta de "garantía" y ponlos todos ahí, ¿por qué en los gastos? No compras una nevera cada mes. Eso es todo, de esta manera has eliminado la necesidad de mantener carpetas de gastos mensuales. O tiras las cosas después de la auditoría o las guardas archivadas donde realmente las necesitas. Sólo necesitas una carpeta para dos meses como máximo (el último y el actual), no para 12 meses de cada uno de los 4 años anteriores.

Answer 2

Yo también estoy intentando organizar mis papeles financieros. Tengo un Fujitsu ScanSnap y está rompiendo a través de mis papeles como un cuchillo caliente a través de la mantequilla (es decir, impresionante).

Así es como estoy abordando la organización del papel.

Yo estoy organizando el mío de forma un poco orgánica. Aquí están las partes principales:

• Ya tengo algo de organización, así que sólo estoy tomando las carpetas como están y escaneándolas en PDFs más o menos como están. No hay muchos microajustes sobre el orden en que escaneo las cosas.
• Tengo un sistema de nomenclatura sencillo. Muchas de las cosas están organizadas por año, así que empiezo por eso. Luego hay algún otro descriptor, como el nombre de mi banco o el de la tarjeta de crédito. Luego añado un índice si se necesita más de un archivo. Eso es, 2009_JoeBobsBank_001.pdf , 2009_JoeBobsBank_002.pdf etc.
• Vuelvo a poner los papeles en la carpeta y escribo los nombres de los archivos escaneados en la carpeta por si necesito localizar el original por alguna razón. (Sólo intento quitarme los papeles de encima, no deshacerme de ellos, pero puedes deshacerte de más si quieres. No me molesta).
• El paquete de software ScanScap tiene una aplicación para hacer que los PDFs escaneados se puedan buscar en la mayoría de las circunstancias. Así que realmente no necesito recorrer las páginas del archivo en busca de algo. Simplemente utilizo mi habilidad de búsqueda para encontrar lo que necesito. El OCR es bastante bueno para los documentos impresos.

En fin, todo esto para decir que no es necesario organizar los archivos al máximo. Si quieres hacerlo, también está bien, pero es una compensación: organización inicial para posiblemente ahorrar algo de tiempo después. La función de búsqueda disponible disminuye la ventaja de organizar tus archivos cuidadosamente. Si tirar todos tus archivos en una pila digital te pone la piel de gallina, no te obligaré a lo contrario, pero no me preocupa por el momento.

Lo que haces con el otro seguimiento me parece bien. Otros pueden tener diferentes puntos de vista allí.

Answer 3

Si fuera yo, organizaría algo en esta línea. en gran parte porque más adelante, cuando llegue el momento de purgar cosas como pequeños recibos, facturas de servicios públicos, etc., lo harás por año, a los 7 años o algo similar.

Primer año

En ese sentido, las principales categorías, como la hipoteca, los servicios públicos, el crédito, las compras importantes, las mejoras en el hogar, otros

Yo haría un desglose mensual para Otros, ya que es probable que tenga un montón de cosas pequeñas, y agruparlas por meses ayuda a organizarlas. Pero no me molestaría con eso para los otros artículos, ya que va a haber artículos limitados en cada uno.

Si se escanean las cosas con regularidad, y se utiliza una convención de nombres decente para los recibos, entonces se puede ordenar fácilmente por fecha, o por nombre, dentro de cualquiera de las categorías más grandes para ver, por ejemplo, todas las facturas de electricidad. en orden.

También es posible que quieras buscar un servicio en la nube como DOXO como alternativa al almacenamiento de este material en casa (también trabajan con varias empresas para hacer la facturación electrónica, etc.)

En cuanto a la retención, si es propietario de una vivienda, guarde todo lo relacionado con su hipoteca y todo lo que se destine a la casa, incluso las pequeñas cosas de mantenimiento, y cualquier mejora, ya que todo eso va en contra de la base de coste de la casa cuando la venda. Por lo general, después de 7 años, es poco probable que necesite nada en forma de pequeños recibos, facturas de servicios públicos, etc.

en cualquier caso, asegúrate de tener copias de seguridad periódicas fuera del sitio, ya sea almacenando cosas en la nube como doxo, o a través de un servicio de copia de seguridad regular como carbonite. no quieres perder todos tus registros en un incendio de la casa, un desastre natural, o que te roben el ordenador, etc.

Answer 4

Creo que tus ideas son dignas, al principio yo también empecé con la idea de tener todo organizado. Sería interesante saber a qué sistema ha llegado ahora 8 años después.

manera vagamente neurocientífica de organizarse:

Me parece que el uso de herramientas electrónicas para gestionar/seguir las finanzas es mucho más flexible y permite buscar y analizar mejor. Aquí he publicado mi resumen de empezar a usar GnuCash paso a paso.

En términos de papeles - Sólo guardo los importantes (es decir, los que pueden afectar a mi vida por cantidades al menos superiores a cien). Lo que más me ayuda es el archivo topográfico/objetivo: cosas relacionadas con la casa, cosas relacionadas con el coche, los niños, el trabajo.

Me parece que una parte muy importante del proceso es descartar o archivar (por ejemplo, escanear) los papeles que son más antiguos de lo necesario . Por lo tanto, me las arreglo sólo con un cajón de archivo colgante. El otro truco topográfico para archivar: mantén tus carpetas electrónicas lo más parecido posible a tus archivadores colgantes físicos. La única diferencia allí - usted tendrá subdivisiones en años dentro de las carpetas electrónicas. Las físicas no necesitan eso porque sólo guardas papeles actuales (según tu propia definición) en el cajón.

En cuanto a estructura de los archivos informáticos - ayuda si no es demasiado profundo - por lo tanto, yo iría por sólo divisiones de año dentro de la carpeta "niños" y esperar que todo lo demás es visible desde el nombre del archivo que usted dio. Para ordenar los archivos cronológicamente podrías dar nombres que empiecen por YYYY-MM-DD como en 2019-12-23_Dental_record.pdf. Lo principal, diría yo, es no complicarse en exceso y utilizar lo que el cerebro es naturalmente fuerte: lugares y objetos.