¿Cómo se puede tener en cuenta el error humano?

Question

A veces la gente se equivoca. El proceso de pago en las tiendas suele implicar la introducción manual de datos, lo cual es propenso a errores. Por ejemplo, como cliente me pueden cobrar $49.99 para un producto con precio $49.49 .

A menudo no merece la pena intentar recuperar estas pequeñas diferencias. Sin embargo, hacen que las transacciones se desequilibren en ledger :

2021-09-07 * Store
    Expenses       $  49.49
    Credit Card    $ -49.99

Creo que es importante registrar el hecho de que se ha producido un error. Ajustar el valor real del producto para reflejar el error haría que se perdiera esta información.

¿Cómo puedo tener en cuenta esto en ledger ?

Answer 1

¿Importa?

En este caso se le cobró $49.99. Your card record shows $ 49.99. Las entradas de su cuenta muestran $49.99. You really did pay $ 49,99 en gastos, por lo que "gastos" debería mostrar 49,99 dólares.

El hecho de que "valiera la pena" $49.49 is irrelevant. Things change their "worth" all the time as prices fluctuate. If you got it on sale for $ 48.99 ¿Grabaría usted $49.49 as expenses and $ ¿0,50 como "descuento de venta"?

Ajustar el valor real del producto para reflejar el error no es una opción viable.

Sí, lo es. Ninguna auditoría contable se va a preocupar por una discrepancia como esta, incluso una mucho mayor.

A menos que desee específicamente hacer un seguimiento de estos errores por alguna razón, ignórelos.

Answer 2

He creado un Errors cuenta que puede utilizarse para absorber los restos de las transacciones.

2021-09-07 * Store
    Expenses       $  49.49
    Credit Card    $ -49.99
    Errors

El resto se añadirá a la Errors cuenta y la transacción será equilibrada.

Simon Michael señala correctamente que esta cuenta absorberá incluso valores grandes, creando oportunidades para que un error tipográfico pase desapercibido. Para evitar este escollo, se debe especificar explícitamente la cantidad sobrecargada:

2021-09-07 * Store
    Expenses       $  49.49
    Credit Card    $ -49.99
    Errors         $   0.50

Ahora es posible saber cuánto dinero se ha perdido debido a errores humanos:

ledger balance Errors

Incluso es posible averiguar de dónde proceden los errores:

ledger register Errors --related

Answer 3

La forma de registrarlo depende de cómo quiera (o esté obligado) a declarar la transacción. He aquí algunos escenarios posibles:

• Usted paga el artículo de su propio bolsillo y será reembolsado por su empleador. Si consideras que la culpa es tuya por no haberte dado cuenta del error en la tienda, estarás reduciendo tu propia caja chica al absorber la diferencia. Pones las dos entradas (desequilibradas) y registras la diferencia de 50 céntimos de saldo en tu cuenta de caja chica. Podrías intentar obtener un reembolso o un crédito de la tienda que, de tener éxito, registrarías como una anulación del asiento de caja chica.

• Compras el artículo para tu propia empresa y no puedes obtener un reembolso. La empresa podría absorber la diferencia como gasto empresarial. El artículo le costó $49.99 because that’s what you tacitly agreed with at the till. So you record both entries as $ 49.99.

• Sólo puedes reclamar 49,49€ como gasto en tu declaración de la renta. Anotas las dos entradas (desequilibradas) y registras los 50 céntimos restantes como gasto no deducible. Cuando llega el momento de la declaración de la renta, no reclamas ninguno de los gastos no deducibles.

El principio es que primero se decide cuál es el precio legalmente. A continuación, se lleva la contabilidad.

Descargo de responsabilidad: no soy contable y esta respuesta no es un consejo financiero. Debes consultar a un profesional adecuado sobre cualquier alternativa que elijas, especialmente si las cifras reales son mucho mayores o si hay sanciones por equivocarte.