IRS W-9 para el cliente que comprará mis productos a mi revendedor

Question

Una empresa con sede en EE.UU., que quiere comprar mis productos de software a través de mi revendedor me escribió que un IRS W-9 debe ser llenado.

Van a comprar la licencia del producto a mi revendedor (que se encarga de todas las partes de pago y procesamiento de impuestos de las transacciones), ¿deben ponerse en contacto con la empresa de procesamiento de pagos para rellenar el formulario W-9?

También he leído que el W-9 se utiliza normalmente para los contratistas independientes / autónomos. Así que no estoy seguro de que me confundan con un autónomo.

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He preguntado al revendedor y su sucursal estadounidense me ha enviado un W-9 en PDF, rellenado y firmado. ¿Puedo suponer con seguridad que se trata de una práctica comercial normal? Como no doy ninguna información personal con este formulario, no veo una "estafa". Pero por el comentario

En ningún caso se debe exigir un W9 si se compran productos.

solicitar un W-9 parece inusual.

Quiero evitar cualquier información errónea, que podría pasar sin saberlo al cliente potencial al reenviar el W-9.

Mi empresa tiene un contrato / relación comercial con la sucursal local aquí en Europa solamente, y como ellos son los responsables del pago de impuestos, supuse que lo transfieren directamente sin involucrar a la sucursal de Estados Unidos.

Así que supongo que es más seguro dejar que el cliente se ponga en contacto con la empresa de procesamiento de pagos.

La pregunta tiene básicamente dos partes:

1. ¿se requiere un W-9 para la venta de una licencia de software de una empresa no estadounidense a una empresa de EE.UU.?
2. si el W-9 no es obligatorio, ¿hay buenas razones (racionales) para pedirlo?

Answer 1

La página web de la Agencia Tributaria ( https://www.irs.gov/uac/About-Form-W9 ) tiene información sobre el formulario W-9. Se utiliza para una persona de EE.UU. para determinar si se requiere un 1099 para los pagos realizados a "trabajadores autónomos" o "contratistas independientes", entre otras cosas. El sitio web referido tiene un enlace a un PDF del formulario W-9.

Citado del formulario W-9:

Definición de persona estadounidense. A efectos de los impuestos federales, se le considera una persona estadounidense si es:

• Un individuo que es ciudadano estadounidense o extranjero residente en Estados Unidos;
• Una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos;
• Un patrimonio (que no sea un patrimonio extranjero); o
• Un fideicomiso doméstico (como se define en la sección 301.7701-7 del Reglamento).

Como entidad corporativa no estadounidense, ¿tiene siquiera una identificación fiscal estadounidense? No creo que una entidad no estadounidense esté obligada a cumplir las normas del IRS, ¿verdad? Es posible que su cliente esté preocupado y quiera una justificación del gasto que va a reclamar por la compra de la licencia de su producto. Deberían poder obtenerla en el sitio web de su revendedor, o en su sitio web. Así es como justificamos internamente los gastos de los programas o licencias "extranjeros" que compramos.

Hace años, un cliente de EE.UU. nos pidió un W-9 (somos una subempresa de EE.UU.) para aclarar que no tenían que emitir un 1099 para nosotros. Facilitamos nuestro número de identificación fiscal en el formulario y no tuvimos ningún problema.

Es posible que quiera rellenar el formulario para el expediente del cliente, pero no veo que esté obligado a hacerlo. El formulario W-9 no se presenta al IRS, sólo el 1099 es. O tal vez sólo un correo electrónico indicando que usted es una corporación "extranjera" con su dirección comercial, o dirigirlos a esa parte de su propio sitio web o el de su revendedor? O simplemente ignorar la solicitud, pero el cliente potencial puede no comprar.