Seguimiento de las horas de trabajo para los clientes

Question

Cuando trabajo a lo largo del día, puedo trabajar en muchos proyectos diferentes. El desarrollo web es uno de los trabajos autónomos en los que estoy seguro de que mucha gente va rebotando de un proyecto a otro, o tal vez solo sea yo.

A muchos de mis clientes les cobro por hora, en segmentos de un cuarto de hora. ¿Cuáles son las normas de seguimiento de su tiempo para los clientes cuando tiene varios proyectos en marcha en un día?

Supongamos que está trabajando el grueso de su jornada para el Cliente 1 y recibe un correo electrónico del Cliente 2 que no requiere ningún trabajo, sino una simple respuesta. ¿Cobras al Cliente 2 por ese cuarto de hora de lectura de tu correo electrónico o lo dejas pasar? ¿Y cómo te las arreglas si empiezan a enviarte un montón de correos electrónicos rápidos?

Answer 1

Hay varias herramientas de seguimiento del tiempo que miran su actividad real en el ordenador (como Cronometraje para Mac). Estas herramientas normalmente le permitirán clasificar las actividades en proyectos basados en la url, la ruta o características similares según el programa.

Aunque esto tiene algunas limitaciones como: sólo el seguimiento de su tiempo en el ordenador o puede no ser capaz de realizar un seguimiento de algunas aplicaciones / páginas en función de la información disponible, es una gran herramienta para obtener información general sobre dónde ha ido su tiempo.

Es de esperar que pases más tiempo produciendo que gestionando proyectos, y suelen ser los aspectos sociales y de gestión de proyectos los más difíciles de controlar.

Answer 2

Puedes empezar a utilizar técnicas de gestión del tiempo como "Pomodoro" que te ayudará a organizar mejor tu tiempo, y a mejorar el enfoque y la concentración, además de hacer que tengas una lista de todas las tareas que realizas y el tiempo que tardas en hacer cada una de ellas.

Answer 3

Carga y seguimiento de los "pequeños" cambios.

Al principio, cuando el alojamiento web freelance era un pasatiempo para mí, hacía con gusto cualquier pequeño ajuste sin cargo para los pocos clientes que tenía, ya que la mayoría eran amigos y otros conocidos.

Con el tiempo empecé a preguntarme cuánto tiempo me estaba llevando, así que después de investigar un poco me di cuenta de que algunos servicios de alojamiento ofrecen licencias gratuitas para scripts como WHMCS (Web Host Manager Complete Solution) que es un gran software de facturación y contabilidad y mucho más.

Después de configurarlo, no sólo ayudó a mantener una lista de servicios facturables, sino que también envió recordatorios de vencimiento a las cuentas atrasadas. Esta función ha hecho que un cliente negligente envíe finalmente su pago sin mi intervención.

Después de un mes de seguimiento de los pequeños cambios que me pedía un cliente en particular, decidí no cobrarle pero sí enviarle una factura del trabajo realizado incluyendo el tiempo dedicado a investigar y responder a las consultas. Para mi agradable sorpresa, su empresa envió un cheque por los servicios prestados sin que yo pidiera una compensación y sigue utilizando mis servicios de consultoría con frecuencia.

El verdadero ahorro de tiempo es que ahora que tengo la mayoría de las actividades comunes ya listadas en el script, la facturación y las comillas de trabajo toman sólo minutos para conjurar y enviar. El retorno de la inversión para sólo dos días de aprendizaje y configuración del sistema ha resultado ser increíble.

Naturalmente, cada situación es diferente según el cliente y el promotor y, dependiendo de su relación, qué gastos se esperan compensar.

Sólo pensé en compartir mi experiencia con el WHMCS y cómo los nuevos webmasters pueden estar sentados en un beneficio muy útil proporcionado por su servicio de alojamiento sin darse cuenta de que tenían acceso a tal ahorro de tiempo.

Answer 4

Como ya han mencionado otros, la agrupación por lotes ayuda enormemente. Y como mi campo de trabajo (diseño de interfaz de usuario y desarrollo de front-end) apenas requiere respuestas inmediatas, reservo un tiempo al día para cada cliente (por ejemplo, todos los días de 13:30 a 14:00 horas se dedica al cliente B) y les cobro por ese tiempo.

Sin embargo, yo cobro por proyecto el 99% de las veces y sólo hago un seguimiento del tiempo por razones internas. Esto me obliga a seguir un flujo de trabajo en el que tengo programadas llamadas/Google Hangouts con mis clientes y los tengo actualizados a través de Basecamp/Trello. Esto realmente reduce muchas de las idas y venidas que la comunicación por correo electrónico puede causar. Otra ventaja es que los clientes no se irritan porque les he cobrado X horas esta semana solo por leer sus correos electrónicos.

Me gusta pensar a largo plazo. Sin que el cliente tenga en mente que se le va a cobrar por hora mientras me envía un correo electrónico sobre un proyecto, puede centrarse realmente en sus necesidades y en lo que quiere conseguir. Como resultado, puedo entregar un proyecto mucho mejor y tener un cliente mucho más feliz. Esto también se traduce en 10 veces más en términos de referencias y una cartera mucho mejor.

Answer 5

Viendo su flujo de trabajo, creo que una aplicación de seguimiento del tiempo como Doctor en el tiempo te funcionaría bien.

Entiendo que la gente diga que hay que centrarse en una tarea/proyecto a la vez para conseguir la máxima productividad. Pero, para los autónomos que aceptan proyectos a diestro y siniestro, el hecho de rebotar en diferentes tareas para diferentes clientes es un problema común.

Utilizo Time Doctor para controlar el trabajo realizado en las diferentes tareas por proyecto. Así, incluso si se trata de una respuesta de 5 minutos a un correo electrónico, se registra con precisión y se añade al tiempo total invertido por cliente.