Seguimiento de las horas de trabajo para los clientes

Question

Cuando trabajo a lo largo del día, puedo trabajar en muchos proyectos diferentes. El desarrollo web es uno de los trabajos autónomos en los que estoy seguro de que mucha gente va rebotando de un proyecto a otro, o tal vez solo sea yo.

A muchos de mis clientes les cobro por hora, en segmentos de un cuarto de hora. ¿Cuáles son las normas de seguimiento de su tiempo para los clientes cuando tiene varios proyectos en marcha en un día?

Supongamos que está trabajando el grueso de su jornada para el Cliente 1 y recibe un correo electrónico del Cliente 2 que no requiere ningún trabajo, sino una simple respuesta. ¿Cobras al Cliente 2 por ese cuarto de hora de lectura de tu correo electrónico o lo dejas pasar? ¿Y cómo te las arreglas si empiezan a enviarte un montón de correos electrónicos rápidos?

Answer 1

Esas cosas, como las respuestas por correo electrónico, se llaman "Asesoramiento" en el mundo de los autónomos. Antes de cobrar a tu cliente, asegúrate de que entiende que también estás cobrando por el asesoramiento.

Puedes cobrarle cada respuesta, o acumular minutos hasta 1 hora de trabajo y luego cobrarle. Yo prefiero cobrarle las horas completas con una explicación, como "asesorar en la tarea 3 - 15 min, asesorar en la tarea 33 - 10 min, etc.". Hasta ahora ninguno de mis clientes se ha quejado.

Pero lo principal es que no se les cobre por asesorar sin avisarles. Muchos clientes prefieren buscar en la red antes que preguntarte si saben que van a cobrar.

Answer 2

En la medida de lo posible, trato de agrupar las tareas en lugar de atenderlas a medida que llegan. Ignorar los correos electrónicos aparte de dos o tres veces al día ayuda. Si los clientes necesitan comunicarse contigo urgentemente, te llamarán.

No suelo preocuparme si estoy trabajando en una tarea y atiendo rápidamente una tarea urgente no programada para otro cliente, ya que esto tiende a igualarse con el tiempo. La alternativa es contabilizar los minutos en lugar de los bloques de 15 minutos y la carga administrativa se vuelve onerosa. Cuando me doy cuenta de que he atendido varias tareas cortas durante el día para un cliente concreto, entonces puedo sentirme inclinado a agruparlas en un bloque de 15 minutos que merezca la pena registrar.

No suelo cobrar a los clientes por un simple consejo que sólo me lleva un minuto o dos de respuesta, a menos que el tiempo total acumulado para este tipo de solicitud sea desproporcionado con respecto a las horas facturadas para un cliente en particular.

Answer 3

Aunque no factures las pequeñas interrupciones, es justo que hagas un seguimiento de tu tiempo. He comprobado que tener la disciplina de anotar tu tiempo a lo largo del día te compensa de varias maneras

• Sus facturas son precisas desde la perspectiva del cliente
• Sus facturas son exactas desde su perspectiva (sabe cuánto le ha costado cada trabajo)
• No pierdes el tiempo "recreando" cómo fue tu día
• También puede hacer un seguimiento de las tareas no facturables (distracciones)
• Puedes revisar ese "historial" tan detallado y mejorar mucho tu forma de enfocar los tipos de proyectos, los clientes, etc.

El elemento definitivo es algún tipo de registro de tiempo. Tan sencillo como una hoja de cálculo o tan potente como un programa comercial de contabilidad con "hojas de tiempo", la condición es que esté siempre al alcance de la mano. He estado utilizando un producto comercial con hojas de tiempo que hace un seguimiento automático de cliente/proyecto/fase. Esto hace que la generación de facturas junto con el informe detallado de las tareas realizadas sea tan fácil como unos pocos clics.

Answer 4

Todo lo que esté por debajo de los 5 minutos no merece la pena ni pensarlo, simplemente contesta al correo electrónico y olvídate. Si tienes una petición que te lleva mucho tiempo para investigar o probar cosas, es un trabajo normal y lo cobras.

No interrumpa el trabajo actual para las solicitudes, lo mejor que puede hacer es cerrar el programa de correo electrónico, cerrar la sesión o lo que sea. Luego trabajas 2-3 seguidos en una tarea y cuando empieces a perder la fluidez puedes hacer una pausa, comer algo, mirar el correo y responderlo.

Si intentas responder a todos los correos electrónicos en tiempo real, perderás mucho efecto con el cambio de contexto.

Asegúrese también de que la gente tenga una forma de ponerse en contacto con usted si realmente necesita algo urgente, el número de teléfono móvil sería óptimo si entienden el término emergencia, de lo contrario, un servicio de secretaría, los centros de llamadas ofrecen eso, es agradable de usar también.

Answer 5

Bretterer, no parece que estés preguntando por las herramientas de seguimiento del tiempo, sino por la forma de gestionar un montón de pequeñas solicitudes que llegan por correo electrónico. Para mí, se trata más bien de una cuestión de productividad.

Este es mi propio proceso:

1. No dejes tu correo electrónico abierto. En lugar de ello, asigna un tiempo determinado durante el día para ocuparte de los correos electrónicos. De este modo, se reducen las innumerables pequeñas interrupciones. También enseña a tus clientes a no esperar una respuesta inmediata.

2. Trabaja con tus correos electrónicos en un flujo constante. Los correos que requieran una respuesta sencilla, envíalos. Para cualquier otra cosa que lleve más tiempo, no la resuelvas de inmediato. En lugar de eso, añádelo a tu lista de tareas del proyecto para ese cliente y luego resuélvelo como lo harías con cualquier otra solicitud de un cliente. Envíe una breve respuesta para explicar lo que ha hecho y qué implicaciones de facturación habrá (si las hay); es posible que tengan que confirmar que quieren seguir adelante.

Ambos pasos evitan que los correos electrónicos interrumpan su trabajo normal y garantizan que se le pague por las tareas más importantes.