El W2 no incluye las dietas. ¿Es eso un problema?

Question

Esta es mi primera vez, ya que soy un empleado, así que por favor, tened paciencia conmigo.

Mi salario actual es $4,000/month, plus $ 2.400 euros en concepto de dietas y 1.200 en concepto de coche.

Mi W2 de 2019 dice que mi salario es $48,000, and it displays the correct amounts for "Tax Withheld", "Social Security Tax Withheld", and "Medicare Tax Withheld". That's all correct. The perdiem and car allowance ($ 43.200) no está incluido en mi W2.

Envié mi W2 a mi contador, y me pregunta si tengo otros ingresos además de los 48.000 dólares.

¿Debo informar a mi contable sobre las dietas y la asignación para el coche? Si es así, ¿me va a pedir informes de gastos mensuales?

Además, aunque se suponía que iba a hacer toneladas de viajes cuando me contrataron en enero de 2019, realmente nunca viajé durante el año. Mi empleador me dijo que, a pesar de todo, me pagarían los viáticos y el subsidio para el coche. ¿Es un problema que me paguen los viáticos y el subsidio para el coche aunque no los utilice y no tenga facturas?

Answer 1

Esto no es una dieta. Su empleador lo llama dietas, pero simplemente no lo es. Es simplemente un salario ordinario y debe tributar y declararse como un salario ordinario. Como el problema más obvio, considere esta regla:

Si no demuestra que realmente viajó en cada día por el que recibió una dieta o un subsidio de coche (probando los elementos descritos en el cuadro 5-1), debe devolver este importe no probado del anticipo de viaje en un plazo razonable. Si no lo hace, la cantidad no probada se considerará pagada en virtud de un plan no contabilizado (del que hablaremos más adelante). -- Publicación 463 del IRS

Obviamente, no lo hiciste. Así que cualquier cantidad que no puedas probar se considera pagada bajo un plan no responsable. Esa regla dice:

Su empleador combinará el importe de cualquier reembolso u otra asignación de gastos que se le pague en el marco de un plan no contable con su sueldo, salario u otra paga. Su empleador declarará el total en la casilla 1 de su formulario W-2. -- Publicación 463 del IRS

Ahora, es difícil estar seguro sólo por lo que has dicho. Pero parece que tu empleador no entiende las reglas o está tratando de evadir impuestos. No se puede llamar "dietas" a una parte del salario ordinario y así evitar los impuestos sobre la nómina y la renta. El empleado tiene que estar incurriendo en gastos reales de negocio debido a los viajes para que el IRS lo considere una dieta.

Answer 2

Basándose en la información que has proporcionado aquí, parece que la cantidad que tu empleador te dio llamándola "dietas" debería estar sujeta a impuestos. También parece que están evadiendo impuestos, tanto para ellos como para ti.

Es necesario que pregunte a su contable sobre esto, y/o a un abogado fiscalista. Normalmente, los gastos de viaje que te reembolsan no aparecen en tu W-2 ni en tu declaración de la renta, pero si tu empleador está haciendo algo indebido, tienes que averiguar si vas a tener problemas por seguirle la corriente.

Es posible que haya una explicación legítima por la que esta cantidad no deba tributar y no deba figurar en el W-2. También es posible que se le considere no culpable si acepta lo que le dice su empleador. Un abogado fiscalista debería poder responderle a estas dos preguntas.

Answer 3

Sus dietas son razonables si se espera que esté "de viaje" la mayor parte del tiempo. La Agencia Tributaria permite una tarifa plana dietas siempre que presente un informe de gastos. (Debido a esta norma, tu empleador no suele exigir recibos de las compras pequeñas. No quieren que les escanees 2,39 dólares de Dunkin Donuts).

El problema es que este sistema no interactúa bien con las restricciones de viaje COVID-19. Al menos en abril, Bloomberg News pensaba que era una cuestión abierta si los empleados obligados a trabajar en casa, lejos de la oficina, tenían derecho a dietas no imponibles (véase la pregunta 65 y siguientes).

Te sugiero que empieces por llamar a tu departamento de recursos humanos.