¿Cómo asignar correctamente los pagos recibidos en GnuCash?

Question

¿Cuál es la forma "correcta" de asegurarse de que un pago que recibo por una factura se "asigna" a esa factura en particular? (Me parece que muchos pagos que he recibido no se asignan a una factura y, en cambio, parece que el cliente no me ha pagado).

Cuando recibo un cheque de un cliente al que previamente he enviado una factura, voy al informe de clientes de ese cliente, hago clic en el enlace "Factura" de esa factura, y luego hago clic en el botón Pagar factura (en el extremo derecho).

Luego hago un informe de clientes y veo que no hay saldo (lo que significa que todas las facturas han sido pagadas).

Pero juraría que en algún momento posterior esos pagos se "pierden" en el sistema, lo que significa que si hago un informe del cliente dos o tres meses después, mostraría que el cliente tiene un saldo pendiente.

¿No estoy procesando los pagos de forma correcta?

Answer 1

Cuando recibo un cheque de un cliente al que previamente he enviado una factura, voy al informe de clientes de ese cliente, hago clic en el enlace "Factura" de esa factura, y luego hago clic en el botón Pagar factura (en el extremo derecho).

Luego hago un informe de clientes y veo que no hay saldo (lo que significa que todas las facturas han sido pagadas).

Yo no tramito las facturas con el mismo método que tú. En su lugar, voy a Negocio -> Cliente -> Procesar Pago. Desde allí puedo seleccionar el cliente correspondiente, y aparecerá una lista de facturas impagadas. Nunca he experimentado el problema que describes.

En un tema relacionado: ¿contabilizas tus facturas? Por experiencia, esto me ha causado problemas; cuando contabilizas la factura, debería aparecer en tu cuenta de deudores (o en la cuenta que hayas designado), y después de procesar el pago, la cuenta de deudores debería bajar en consecuencia. Cuando se contabiliza la factura, se especifica en qué cuenta se contabiliza:

Por lo tanto, esa cuenta debería mostrar un saldo una vez que la hayas contabilizado:

Entonces, cuando un cliente le pague, su efectivo subirá y los deudores bajarán.

Answer 2

V puesto de edad, pero llegó a la cima de mi búsqueda y esto puede ser la respuesta correcta: Al descolgar y volver a contabilizar una factura pagada se pierde el pago

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Al descolgar y volver a contabilizar una factura pagada se pierde el pago

A partir de la versión 2.6.0 de gnucash, cuando se descuelga una factura pagada (o un recibo) y luego factura pagada y luego la vuelve a contabilizar después de hacer correcciones, la factura ya no está marcada como pagada. Hay que volver a enlazarlas manualmente.

Desgraciadamente gnucash 2.6.0 a 2.6.2 contenía errores que impedían esto. En esas versiones su única opción es

delete the payment
delete the accompanying lot link transaction from the AR account
reapply the payment

Esto es engorroso por lo que la alternativa recomendada es actualizar a gnucash 2.6.3 o superior. A partir de esa versión aquí se puede arreglar este

Open Business->Customer->Process Payment...
Select the correct customer and optionally also the correct "Post To" account (usually the latter is ok by default)
Now select both the unpaid invoice and the corresponding pre-payment
This should set the amount to 0 and the transfer accounts should get greyed out
Click Ok

Si el importe no es 0 significa que el importe impagado de la factura no coincide con el importe del prepago. La forma de proceder depende de la situación.

Perhaps there was a second pre-payment to select ? You can do so and with all the lines selected click Ok.
Or the invoice wasn't fully paid before either ? Then manually set the amount to 0 to indicate no additional payment (apart from the

prepago) debe introducirse ahora. ¿O tiene que introducir un pago adicional en este momento? Puede ajustar el importe al del pago adicional e indicar qué cuenta se ha utilizado para este pago.