¿Cómo se registran los anticipos monetarios y el dinero gastado en ellos en la contabilidad personal?

Question

Recientemente (es decir, desde principios de 2015) he empezado a hacer un seguimiento de mis finanzas personales con GNUCash, sin ninguna experiencia previa en contabilidad. Aunque la interfaz es en su mayor parte intuitiva (gracias a las columnas que no están etiquetadas como "crédito" y "débito" sino con nombres más descriptivos) me he encontrado con un problema que parece que no puedo resolver y una búsqueda en el Manual de GNUCash (que fue suficiente para otras preguntas) y en los recursos en línea me llevó a cierta confusión. He leído estos dos preguntas en este sitio, pero no parecen abordar mi problema exactamente.

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Actualmente estoy organizando un evento para una asociación y para los gastos he recibido un anticipo cuya diferencia tendré que devolver después del evento. Inicialmente pensé en registrar el anticipo como un pasivo, porque es un dinero que ahora tengo pero que debo a la asociación. Así que el dinero que tengo en mi cuenta bancaria procede de la cuenta de pasivo.

Sin embargo, si ahora compro algo, el dinero saldrá de la cuenta bancaria. ¿Cómo debo proceder entonces para indicar si el dinero deducido de la cuenta se ha pagado por algo para la asociación, o por algo personal? De alguna manera tengo que disminuir los saldos en mi activo y las cuentas de pasivo, mientras que sólo se incrementa una cuenta de gastos.

Todavía quiero ser capaz de conciliar el estado de cuenta bancario correctamente, por lo que la creación de un "activo virtual" no es probablemente el camino a seguir. Podría simplemente cancelar el gasto, ya que fue prepagado, pero no estoy seguro de si eso está permitido.

La configuración actual:

Asset:Bank          1000
Liability:Advance         1000

Cuando pago por algo:

Expense:Something     50
Asset:Bank                  50

¿Esto podría funcionar?

Liability:Advance     50
Expense:Something           50

¿Es esto algo que se permite bajo los principios contables normales? No estoy seguro debido a todo el asunto de "ninguna transacción sin recibo". Tampoco estoy seguro de que mi idea inicial de clasificar el anticipo como un pasivo sea correcta, pero en su momento me lo pareció.

Me encantaría leer su opinión al respecto.

Answer 1

Cuando se pagan gastos en nombre de alguien, no se cargan sus cuentas de gastos.

Se acredita a su Banco y se carga el Pasivo.

El método que mencionas (cargar el gasto y luego abonarlo de nuevo en el pasivo) es una práctica aceptable, pero el método sólo se utiliza cuando se cargan accidentalmente las cuentas de gastos sin saber que son para otra persona (o en el caso de transacciones divididas). Es necesario especificar "siendo el gasto pagado en nombre de alguien" cuando se acredita la cuenta de gastos.