Fin de año financiero: cierre de transacciones

Question

¿Cuál es la mejor práctica de contabilidad para mantener equilibradas las transacciones de cada año dentro de ese año?

Esta pregunta busca específicamente una respuesta que se beneficie del consenso de la sabiduría acumulada de la contabilidad. Busco saber en qué cuentas debo registrar transacciones de apertura y cierre para cada año, para mantener los libros flexibles de la manera descrita a continuación.

Estoy familiarizado con los conceptos de contabilidad de doble entrada y estoy utilizando ese sistema para mis finanzas personales. Ahora quiero introducir transacciones que me den la opción de examinar una serie de transacciones pasadas, elegidas en el momento en que hago algún informe, deteniéndome en un número arbitrario de años en el pasado, y haciendo que los años incluidos se equilibren a cero como es normal.

Así que me gustaría que el libro mayor de cada año sea autosuficiente: cero en todas las cuentas al principio, luego las transacciones iniciales establecen los saldos de apertura traídos desde el año anterior, y las transacciones finales cierran las cuentas de nuevo a cero.

Lo que tengo en mente se vería algo así:

EJ 2009–2010
[saldos iniciales cero]

2009-07-01 Balance de apertura
    [algún conjunto de transacciones que muevan cantidades a como eran
    realmente en esta fecha]

2009-07-04 Queso
    [...]

2009-08-12 Pago del préstamo
    […]

[… más transacciones normales …]

2010-06-30 Balance de cierre
    [algún conjunto de transacciones que muevan cantidades para dejar todas
    las cuentas en cero excepto por el Patrimonio]

EJ 2010–2011
[saldos iniciales cero]

2010-07-01 Balance de apertura
    […]

[… más transacciones normales …]

2011-06-30 Balance de cierre
    […]

Con los libros de cada año rastreados de esa manera, puedo permitir que mi programa de informes se centre solo en los datos de los años que me interesan para cualquier propósito dado. Saber que cada año comienza desde cero significa que no necesito señalar a mi programa de contabilidad hacia todo el lote, solo aquellos de los que quiero un informe.

Por eso estoy considerando cómo hacer esas transacciones de apertura y cierre correctamente, y en qué cuentas deberían estar involucradas.

Pero tal vez haya entendido mal lo que es factible en contabilidad. ¿Existe una mejor manera de mantener los libros manejables sin necesidad de considerar siempre cada cuenta desde el principio de los tiempos?

Answer 1

No estoy seguro de que haya una buena razón para hacer una ceremonia de "cierre de libros" para la contabilidad de finanzas personales. (¿Y no solo quieres hacer eso, sino también tener un año fiscal diferente al año calendario? ¡Dios mío!) Mi entendimiento es que usualmente este proceso se realiza para que las empresas puedan contabilizar cuáles son sus "Ganancias Retenidas" y demás para inversionistas y propósitos fiscales; generalmente las personas no pensarían en sus finanzas en esos términos.

Ciertamente no es imposible. Gnucash, por ejemplo, implementa una funcionalidad de "Cierre de Libros", que está diseñada para crear transacciones para cada cuenta de Ingresos y Gastos en una cuenta de Ganancias Retenidas al final del año. Sin embargo, no realiza ningún tipo de cierre de Activos o Pasivos. (Y no estoy seguro de cómo tendría sentido eso, ya que transferirías de tu Activo a la cuenta de cierre de fin de año, y luego lo transferirías de vuelta como Saldo de Apertura para el año siguiente?)

Si deseas mantener separado cada año por completo, la página sobre Cierre de Libros en el Wiki de Gnucash menciona que se puede crear un archivo de Gnucash separado por año exportando el árbol de cuentas de tu archivo existente, luego importando ese árbol y los saldos en un nuevo archivo. Sin embargo, espero que haga mucho más desafiante generar informes a lo largo de múltiples años de datos.

Aunque tu pregunta no parece específica de Gnucash (solamente lo menciono porque es la herramienta contable con la que estoy más familiarizado), esperaría que cualquier programa contable tenga funcionalidad similar.

Sin embargo, me gustaría señalar esta sección del manual de Gnucash:

Ten en cuenta que cerrar los libros en GnuCash es innecesario. No necesitas poner a cero tus cuentas de ingresos y gastos al final de cada periodo financiero. Los informes integrados de GnuCash manejan automáticamente conceptos como ganancias retenidas entre dos periodos financieros diferentes.

De hecho, cerrar los libros reduce la utilidad de los informes estándar porque actualmente los informes no comprenden las transacciones de cierre. Desde su punto de vista, simplemente parece que el ingreso neto o el gasto en cada cuenta para un periodo dado fue simplemente cero.

Y eso es en gran medida por qué no estoy seguro cuáles son tus objetivos. Si quieres ver tus transacciones durante cierto tiempo, "centrarte solo en el rango de años en los que estás interesado para cualquier propósito dado", como dices, entonces simplemente ejecuta el informe que te importa con esos años como fechas. La idea de "cerrar libros" proviene de una época en la que querrías tomar tu montón de registros de papel y guardarlos una vez que no necesites consultarlos regularmente. Las computadoras no tienen desafíos para almacenar "cada cuenta desde el principio de los tiempos" en absoluto, y puedes filtrar esos datos para centrarte fácilmente en lo que estás buscando. Si no quieres ver los datos antiguos, simplemente no los incluyas en tus informes. Estoy bastante seguro de que esa es la "mejor manera de mantener los libros manejables".

Answer 2

Esta es una respuesta a la pregunta original, aunque está relacionada con sugerencias de la respuesta anterior.

Creo que la pregunta se reduce a '¿Debo mantener todos mis registros contables en un solo lugar o dividirlos en períodos contables separados?' (Uso 'período contable' en lugar de 'año financiero' ya que no necesariamente dura un año).

Estoy seguro de que hay varias buenas razones para cerrar los libros al final de un período financiero. Muchas se relacionan con finanzas corporativas que son un tema fuera de lugar aquí, pero hay algunos aspectos de las finanzas de pequeñas empresas y trabajadores autónomos que no se pueden separar de la contabilidad personal. Mi razonamiento es el siguiente:

1. Técnico en TI.

a. Cada archivo en cada computadora está sujeto a corrupción deliberada o accidental. A mayor tamaño del archivo, mayor es el riesgo (y no es proporcional, es decir, un archivo con el doble de tamaño de otro tendrá más de dos veces el riesgo). GnuCash, según puedo ver, entre otros programas de contabilidad, mantiene todos los datos para el período actual en un solo archivo. Es probable que una cantidad muy pequeña de daño vuelva todo el archivo ilegible. La copia de seguridad no evita el daño, aunque en algunas circunstancias, puede ser de gran ayuda para recuperarse de él.

b. A menos que su sistema de copia de seguridad solo almacene partes de archivos (segmentos, bloques, clusters) que hayan cambiado, cualquier archivo que haya sido modificado incluso en una cantidad muy pequeña deberá copiarse al almacén de copia de seguridad. Eso aumentará el tiempo necesario para cada copia de seguridad y el tamaño del almacén de copia de seguridad. El tiempo extra necesario se aplica a archivos que han cambiado desde la última copia de seguridad; si un archivo no ha cambiado de longitud o fecha de modificación desde la última copia de seguridad relevante, se ignorará. Si los cuatro años de cuentas se mantienen como archivos separados, solo se respaldará el último después de un cambio. Si los cuatro años se mantienen en un solo archivo, ese archivo se respaldará en su totalidad cada vez que se realice un cambio.

2. Consideraciones legales y contables. Obviamente, las consideraciones empresariales corporativas o más pequeñas están fuera de lugar, pero hay circunstancias en las que impactan en las cuentas personales.

En el Reino Unido, cualquier persona cuyos ingresos provienen del empleo directo tiene impuestos deducidos de los pagos de ingresos según una fórmula que generalmente garantiza que, al final del año fiscal (6 de abril - 5 de abril), se pague el impuesto correcto (Pago como usted gana - PAYE). Este esquema también funciona bien para personas con más de un empleador y con ingresos provenientes de bancos e inversiones.

Si los ingresos provienen de otras fuentes, solos o junto con el empleo, el Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC, por sus siglas en inglés) requerirá una declaración de ingresos obtenidos e impuestos a pagar sobre todos los ingresos.

Cualquier ingreso de este tipo debe ser susceptible de prueba y dicha prueba normalmente significaría que los procedimientos contables incluyeran el aislamiento de cada periodo contable de los anteriores para asegurar que los ingresos se atribuyeran al año fiscal correcto.

Sostengo, por lo tanto, que la capacidad de hacer una transición de un período contable a otro con saldos en ejecución preservados junto con los ingresos y gastos acumulados es una característica esencial. Hay procedimientos para hacer que GnuCash haga esto, pero tienen una omisión significativa (y si alguien puede decirme cómo evitar esto, le agradecería que me lo hiciera saber) y es la incapacidad de llevar adelante las transacciones programadas que, aunque pueden cambiar de valor de un período a otro, generalmente conservarán la misma frecuencia.

Si encuentro otra aplicación de contabilidad de código abierto que haga esto y cumpla con todos mis otros requisitos, es probable que me mude a ella muy rápidamente.