¿Es descortés no estar disponible para los clientes cuando estás muy ocupado?

Question

Disculpe mi mal inglés

Trabajo como desarrollador web freelance para pequeñas y medianas empresas locales y trabajo solo.

A veces sucede que tengo demasiados trabajos y proyectos en marcha al mismo tiempo, o tal vez le di mi disponibilidad a un cliente específico durante una semana porque tienen una feria o algo así. Así que debo trabajar duro y producir resultados como se espera y se planifica.

Mientras tanto, recibo nuevas solicitudes de reuniones o nuevos trabajos de otros clientes establecidos, siempre contesto el teléfono o por correo electrónico diciendo "Lo siento pero no puedo reunirme con usted esta semana porque tengo un proyecto obligatorio que terminar y que he planeado desde hace meses". Puedo reunirme contigo la semana que viene en esta fecha... etc".

Algunos clientes parecen no entender nada de lo que digo y empiezan a llamar dos o tres veces al día, envían solicitudes por correo electrónico y así sucesivamente. Sólo contestarles por teléfono o enviar una respuesta por correo electrónico me lleva tiempo y me distrae, cuando vuelvo al trabajo tengo que reenfocarme, etc.

Así que, a veces, literalmente apago el teléfono y cierro el cliente de correo electrónico para no recibir correos electrónicos, llamadas o mensajes por ningún medio. Eso puede ser de medio día a un día completo, luego tal vez los vuelva a contactar cuando esté menos ocupado el día siguiente o tan pronto como pueda.

Pero mientras hago eso me siento "culpable" de alguna manera que tal vez pueda ser grosero o poco educado con los clientes.

¿Cómo es su comportamiento en estos casos? ¿Está disponible el 100% del tiempo o se desconecta cuando está ocupado?

Answer 1

Deberías no se sienten culpables.

A veces el trabajo requiere para que te cierres al mundo y te concentres. Y como propietario único o miembro único, los clientes de negocios deben esperar que no puedan siempre tener acceso inmediato a ti.

A menudo dejo que los correos electrónicos se sienten, ignoran el teléfono, etc. mientras estoy en medio de algo.

A menos que tengas un contrato con un cliente que diga que debes estar "de guardia y disponible" durante horas específicas, no estás haciendo cualquier cosa equivocado.

Answer 2

Scott dio una buena respuesta. Me gustaría añadir a eso algunas formas de manejar esto para que sus clientes no se sientan como si estuvieran siendo engañados. Muchos de nosotros que hacemos un trabajo similar tratamos con el mismo problema.

1. Crear un calendario de disponibilidad para que la gente pueda programar llamadas telefónicas, reuniones, etc. Si utilizas Google, puedes crear espacios para citas directamente en tu calendario de Google y compartirlo con los clientes. Hay otras opciones gratuitas y de pago disponibles.
2. Tengan una política en sus contratos sobre las llamadas telefónicas y la disponibilidad. Por ejemplo, he establecido un horario de trabajo y no contesto el teléfono fuera de ese horario, aunque compruebo los mensajes de voz. También cobro a los clientes cuando las llamadas son mayores de 10 minutos o se vuelven excesivas, y mis contratos lo establecen explícitamente. Es menos probable que la gente te moleste todo el tiempo si cobras cada vez que llaman.
3. Permítete unas horas tranquilas cada día en las que no respondas al teléfono o a los correos electrónicos. No tiene que ser todo el día, pero para los proyectos que requieren concentración, el mundo no se acabará si no contestas un mensaje dentro de una o dos horas. También puedes configurar siempre una respuesta o mensaje de correo electrónico automático que diga que estás trabajando en un proyecto y que responderá después de las 3pm o algo similar.

Establecer los límites para los clientes puede ser difícil si has estado fácilmente disponible para ellos en el pasado, pero es un paso importante para mantenerse organizado y evitar ser abrumado. ¡Buena suerte!