¿Quién mantiene el recibo para reembolsos de gastos de empleado?

Question

Fui enviado a la tienda por un empleador. Mientras estaba en la caja me informaron que el tipo de pago de mi empleador no era aceptado. Pagué la compra con mi propio efectivo.

Cuando llegué a la oficina, no me expliqué bien, pero mi primera inclinación fue guardar el recibo para mis impuestos y darle al empleador un recibo escrito a mano para sus impuestos. Pero mi empleador me dijo que guardaría el recibo de la tienda y que me daría el dinero en mi cheque de pago o en un cheque separado (no recuerdo cuál). No tuve tiempo para pensarlo y no me opuse.

Ahora que lo he pensado, no sé cuál es el procedimiento empresarial estándar para recibir reembolsos de gastos con respecto a impuestos. Mi actitud general es que todos los fondos que recibo son considerados ingresos por el IRS hasta que demuestre lo contrario (generalmente mediante un recibo).

Me gustaría saber cuáles son los procedimientos comerciales comunes o estándar para el reembolso de gastos de empleados. Recibiré un cheque del empleador con una fila en el talón del cheque para "reembolso de gastos" o similar. ¿Es suficiente este talón de cheque como prueba para el IRS? El talón del cheque sería la solución más ideal porque no requiere que guarde recibos, sin embargo, no estoy seguro de que lo sea.

La cantidad de dinero es trivial, pero siento que debería saber cómo manejar esto si me encuentro en una situación similar.

Edit: Supongamos que la cantidad hubiera sido de $10,001. Cómo afecta esto al adecuado registro desde la perspectiva de un empleado. ¿Cuál es el procedimiento estándar de contabilidad?

Answer 1

En el curso normal de los acontecimientos, debería recibir un cheque separado por el monto de la compra, y ese monto no debe incluirse en sus salarios como se muestra en su declaración W-2. Si el monto se incluye en su cheque de pago, aún debe figurar aparte como un artículo no tributable, no como parte de los salarios pagados. En otras palabras, el IRS ni siquiera debería estar al tanto de que se le pagó este dinero, no es necesario listar el monto en ninguna parte de su declaración de impuestos sobre el ingreso, y si tiene paranoia sobre el asunto, engrape el recibo adjunto al reembolso a una copia de su extracto bancario que muestre que depositó el dinero en su cuenta y guárdelo en su expediente de papeles fiscales para el año, simplemente por si el IRS lo audita y le exige documentar cada depósito en su cuenta corriente. El monto es un gasto de negocio que es deducible en la declaración de impuestos de su empleador, y su empleador también está obligado a mantener documentación que demuestre que el plan de reembolso de gastos de los empleados está siendo ejecutado de acuerdo con las reglas del IRS (es decir, el empleador no está enviándole dinero "por debajo de la mesa" como reembolso en lugar de pagarle salarios y así evadir la parte del empleador de los impuestos de FICA, etc.) y por eso su empleador necesita el recibo de la tienda, no una nota escrita a mano de usted, para mostrarle al IRS si el IRS lo requiere.

Dijo que pagó con "su propio efectivo" pero en caso de que esto no se haya entendido literalmente y haya pagado con tarjeta de crédito, de débito o cheque, entonces cualquier premio por millas, puntos o devolución de efectivo por el uso de la tarjeta de crédito son suyos para mantenerlos libres de impuestos, y cualquier cargo por intereses (si está llevando un saldo revolvente o si pagó a través de su HELOC) o sobregiro o cargos por cheques devueltos son suyos para pagarlos.