Contabilidad para los reembolsos que exceda de los gastos reales

Question

Cuando voy de viaje de negocios, mi empleador paga por mis comidas por el reembolso de mí en la ley "per diem" de la tasa. A menudo esto excede la cantidad que se gasta en comidas. ¿Cómo debo cuenta del exceso en la entrada doble sistema de contabilidad? Yo uso Gnucash.

Actualmente estoy grabando el exceso como ingreso, pero no estoy seguro de si esto es correcto.

Como un ejemplo, supongamos que yo tome 3 días de viaje de negocios a la Ciudad de Gotham, para que la tarifa diaria es de $50 por día. Así que mi empleador me paga $150 como un "reembolso" de mis comidas. Sin embargo, supongamos que en realidad pasó sólo $90 en las comidas durante el viaje. Quiero saber cómo tener en cuenta el extra de $60.

Aquí es cómo actualmente estoy grabando en Gnucash.

• Puedo crear una cuenta de Activos para este viaje para registrar los gastos reembolsables. Gasto de $90 en las comidas es una transferencia de $90 a partir de la cuenta de Pasivo Liabilities:Credit Card a la cuenta de Activos Assets:Reimbursable:Gotham City. (Entiendo que también sería posible que este último cuenta con el tipo de Cuentas por Cobrar.)

• Cuando el reembolso realizado el pago (deposito directo a mi cuenta de cheques), entro en una transacción dividida con un crédito de $150 a la cuenta de Activos Assets:Checking, un débito de $90 a Assets:Reimbursable:Gotham City, y los ingresos de $60 a partir de una cuenta de Ingresos nombre Income:Excess Reimbursement.

Este saldos de los libros, pero me parece un poco peculiar para este reembolso a los "ingresos". (Para una cosa, al mejor de mi conocimiento, no es la renta gravable en mi jurisdicción.)

Incluso si se consideran ingresos, hay un término mejor que "el exceso de reembolso"? A mí me parece que esto puede parecer extraño o sospechoso a alguien examen de mis libros.

Answer 1

He estado en una situación muy similar a la suya en el pasado. Desde que la compañía está rembolsar a una tarifa plana (yo asumo que usted no necesita proporcionar la documentación y recibos, con el fin de ser pagados con el per diem), que no está directamente conectado a los $90 en los gastos que usted menciona. A menos que se estaban tomando los impuestos que tendría que ser reembolsado, la categoría aparte para Assets:Reimbursable:Gotham City no sirve a ningún propósito real, aparte de clasificar los gastos.

Ya que no hay ninguna relación directa entre los gastos y el reembolso, yo una lista de ellos como totalmente independiente de las transacciones:

• 90 $en las transacciones entre Liabilities:Credit Card y Expenses:Restaurants con una nota que indica "Gotham viaje almuerzo", etc.
• Una sola ingresos de transacciones desde Income:Company:Travel Reimbursement a Assets:Bank de $150 con una nota de "Gotham viaje, per diem".
• Pagar Liabilities:Credit Card como normal desde Assets:Bank, con un opcional memo mencionar Gotham viaje (pero no necesario).

Más adelante, si usted necesita para encontrar todos los gastos asociados con la Gotham viaje, gnucash le permite buscar en el texto del memo de "Gotham" y mostrará todas las transacciones relacionadas. Esto es mucho más limpio que el de tener que determinar qué parte de los viáticos va para los gastos que, o tener que crear una nueva cuenta de Activos cada vez que usted va en un viaje.