¿Estoy obligado por ley a tener caja registradora para mi pequeño negocio (California)?

Question

Disponemos de un terminal de punto de venta para gestionar todas las transacciones con tarjeta de crédito. La empresa que procesa las tarjetas de crédito nos envía el formulario 1099K que utilizamos a efectos fiscales. Esto funciona bien para nuestro pequeño salón de belleza.

Sin embargo, ¿cómo se supone que las empresas manejan las transacciones en efectivo? Actualmente las anotamos en un cuaderno con un bolígrafo para saber cuánto hemos ganado y poder declarar los impuestos correctamente.

1. En primer lugar, ¿es esta una forma legal de seguir las transacciones en efectivo o estamos obligados por ley a tener caja registradora (California)?
2. ¿Alguna otra alternativa que pueda sugerir para el seguimiento de las transacciones en efectivo? Me imaginaba que algo en lo que obtuviéramos otro formulario 1099K para las transacciones en efectivo nos facilitaría la contabilidad a la hora de presentar los impuestos (por ejemplo, una caja registradora conectada a Internet).

Answer 1

1. No hay ninguna ley en California que diga que tienes que tener una caja registradora. Registrar las ventas en efectivo manualmente, como estás haciendo, está bien.

2. Una caja registradora te ayudaría a hacer un seguimiento de las ventas en efectivo como describes. Algunos programas de TPV también le permitirán registrar las transacciones en efectivo, pero parece que sólo utiliza un sitio web o una aplicación de procesamiento de tarjetas de crédito, no un sistema de TPV completo.

En cualquier caso, para una pequeña empresa, una opción podría ser conseguir una caja registradora para registrar sus ventas en efectivo, y seguir procesando las tarjetas de crédito de la forma en que lo está haciendo (o continuar como lo está haciendo). Cuando llegue la temporada de impuestos, utiliza los resultados de ambos sistemas para calcular tus ingresos. Quizá quieras considerar un programa de contabilidad como Quickbooks para poder conciliar tus ingresos y gastos y los extractos de las distintas fuentes.

Además, como ocurre con cualquier pequeña empresa, merece la pena consultar a un contable fiscal para asegurarse de que lo hace todo "según los libros". Una vez que se ha establecido correctamente, llevar la contabilidad en orden se convierte en algo rutinario y fácil.