¿Por qué usar un software de contabilidad como Quickbooks en lugar de hojas de cálculo de Excel?

Question

Algunos amigos y yo estamos empezando una pequeña cooperativa de jardinería, y estamos pensando en cómo vamos a manejar la contabilidad. Lugares donde hemos trabajado en el pasado han usado hojas de cálculo de Excel para manejar todas sus finanzas.

Sin embargo, muchas de las cosas que he estado leyendo en línea han sugerido que para todos los negocios, excepto los más simples, es mejor usar software de contabilidad como Quickbooks o Gnucash en lugar de hojas de cálculo.

Algunas de las razones que he visto para esto son que:

• Trabajar con fórmulas de Excel es complejo y propenso a errores. El software de contabilidad maneja todos los cálculos por ti, y lo hace correctamente.
• Las hojas de cálculo de Excel son susceptibles de fraude porque es fácil cambiar la información y difícil seguir la pista de quién está haciendo los cambios, mientras que el software de contabilidad mantiene una pista de auditoría.
• Los errores en las hojas de cálculo son más fáciles de cometer (errores de copiar/pegar, mover el contenido de las celdas en las que otras fórmulas basan sus cálculos, etc.), y son mucho más difíciles de rastrear.
• Cada flujo de ingresos requiere una hoja de cálculo diferente para hacer un seguimiento de nuestras ganancias... esto significa que a medida que empecemos a ofrecer más servicios, el número de hojas de cálculo aumentará, y esto puede llegar a ser confuso.

¿Dirían todos que son reclamaciones justas? ¿Hay alguna otra razón por la que preferiría un programa de contabilidad en lugar de Excel (o viceversa)?

Básicamente, ¿por qué recomendarías a una nueva empresa que haga toda su contabilidad con un software especializado en lugar de manejarlo todo en hojas de cálculo?

¡Gracias!

Answer 1

Yo diría que todas las razones que enumeras en tu pregunta son válidas, y añadiría las siguientes...

Usted está en el negocio de la jardinería, no en el de la contabilidad. Si lo gestionáis todo en hojas de cálculo, al menos uno de vosotros tiene que convertirse en el contable y dejar el paisajismo a los demás. Las hojas de cálculo son "agnósticas" en cuanto a su uso, por lo que hay que convertirlas en un sistema de contabilidad, lo que significa que ahora no sólo eres más contable, sino que también eres más desarrollador, e incluso menos paisajista. El software de contabilidad ya está desarrollado por desarrolladores que entienden de contabilidad. Al utilizarlo, sólo tienes que realizar las tareas de introducción de datos, y así puedes centrarte en el paisajismo, la atención al cliente, las ventas y el marketing, etc., cosas que realmente contribuyen a tu negocio.

Aun así, es bueno que entiendas los principios básicos de la contabilidad. Un software de contabilidad especializado le guiará en el proceso de aprendizaje y le ayudará a evitar cometer muchos de los costosos errores que podría haber cometido en ese proceso de aprendizaje.

Answer 2

Creo que sus razones son buenas. Fundamentalmente, el software de contabilidad está construido para garantizar que registre sus datos contables de forma eficaz, con un mínimo de errores y una buena auditoría. Pero aún así hay que utilizar la herramienta correctamente para obtener el beneficio.

Otra ventaja es que muchos contables están familiarizados con, por ejemplo, QuickBooks, y pueden llevar sus cuentas con mayor eficacia si utilizan su herramienta preferida.

Answer 3

Yo añadiría a sus razones:

• QuickBooks facilita el envío de extractos o facturas a los clientes que lo soliciten
• QuickBooks tiene una serie de informes incorporados que pueden darte una idea de cómo va tu negocio (ingresos mes a mes a lo largo del año, poner a los clientes en categorías que reflejen cómo los has conseguido y luego comparar las categorías, etc.). Tendrías que implementarlo tú mismo en la hoja de cálculo y probablemente no llegarías a hacerlo
• En mi jurisdicción, QuickBooks hace que sea súper fácil (unos pocos clics) hacer el papeleo de impuestos para mí y mi personal en lugar de tener que hacerlo a mano y codificar una hoja de cálculo. También puedo entregar los libros a mi contable con unos pocos clics.

¿Cortarías todo el césped con una recortadora de hilo sólo porque puedes hacerlo, o comprarías un cortacésped? Utiliza la herramienta adecuada para el trabajo.

Answer 4

Como se trata de una cooperativa, supongo que tus socios querrán poder ver los libros, por lo que otro punto clave que debes considerar es la colaboración.

• ¿Quién va a conservar el archivo .xls "maestro"?
• ¿Adónde van para obtener el último archivo y cómo se aseguran de no hacer entradas conflictivas o duplicadas o de no perder datos al fusionar?
• ¿Quién es el responsable de llevar los registros al otro lado de la ciudad al contable en una memoria USB a la hora de pagar los impuestos?

QuickBooks desktop tiene todos estos mismos problemas porque está pensado para ser utilizado en un único escritorio.

Estamos en la era de los dispositivos móviles, y especialmente en un negocio como el de la jardinería sería bueno que ciertos aspectos del mantenimiento de registros pudieran hacerse en el punto y el momento en que se incurre en ellos.

• ¿Llenando el camión y los bidones de gasolina para los cortacéspedes? Captura una imagen del recibo y haz un seguimiento del gasto allí mismo, en la gasolinera, con tu smartphone
• Si acabas de terminar un trabajo importante, ¿por qué no llamas al timbre para obtener la aprobación del propietario y envías la factura por correo electrónico (o cobras con su tarjeta de crédito) allí mismo con tu tableta?
• Acaba de llegar el extracto mensual del banco y estás cerrando las cuentas del mes, ¿por qué no hacer la conciliación en un portátil en un navegador desde la cafetería, la oficina o el sofá?

Yo diría que quieres un paquete de contabilidad de software como servicio (SaaS) en lugar de un "software de contabilidad" que puede venir en un CD en forma de QuickBooks, Sage y otros. Además, la mayoría de estos productos tienen guías para asegurarse de que se introducen correctamente los registros. La mayoría de estos productos SaaS también cuentan con equipos de atención al cliente que le ayudarán en caso de que necesite asistencia. Dependiendo del nivel de su suscripción, puede obtener un manejo más sofisticado de los impuestos, facturas personalizadas o nóminas integradas.

Su objetivo es mantener registros precisos para poder dirigir mejor su negocio y cumplir con sus obligaciones, como por ejemplo, la declaración de impuestos. No guardes los registros sólo por tenerlos. Manténgalos en un lugar donde trabajen para usted y le proporcionen la información y la funcionalidad que ayudarán a que su negocio crezca y tenga éxito. El software de contabilidad siempre ganará en este escenario a una hoja de cálculo.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Trabajo para Kashoo un sencillo producto de contabilidad en la nube diseñado para las pequeñas empresas. Pero los puntos que menciono arriba son válidos para Xero , QuickBooks Online y Ola así como Kashoo . Y si realmente quieres experiencia para ir con el software real considerar los proveedores de servicios con una plataforma como: Indinero , Banco , easyrecordbooks o Contabilidad Liberty .

Answer 5

¿Por qué utilizar hojas de cálculo en lugar de escribir los formularios y las fórmulas directamente en un lenguaje de programación?

Porque tienes mejores cosas que hacer que reinventar la rueda, ¿verdad?

La misma respuesta.

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aclaración ya que el punto aparentemente no estaba claro:

Utilizar una hoja de cálculo significa que tú mismo escribes, organizas y mantienes los formatos y las fórmulas. Esencialmente, estás escribiendo tu propio programa de contabilidad, utilizando el programa de hoja de cálculo como tu lenguaje de programación. No hay nada malo en ello, sólo significa que estás haciendo un trabajo para producir algo que podrías haber comprado en su lugar. Depende de ti decidir cómo se compensa el valor de tu tiempo haciendo ese trabajo con el coste del producto comercial.

Para mucha gente, especialmente cuando la contabilidad se vuelve más compleja, no es una buena inversión de su tiempo. El tiempo facturable que les llevaría mantener la hoja de cálculo vale más que el coste de comprar un producto estándar, y el producto ofrece funciones que no podrían añadir a su propia solución. A esto hay que añadir la cuestión de si la gente encuentra gratificante o molesto crear y modificar hojas de cálculo.

La herramienta adecuada es siempre la que te permite centrarte en lo que realmente te importa, a menos que el coste sea demasiado elevado para justificarlo. La compra de una solución supone el menor esfuerzo; si el coste real, incluyendo el tiempo/esfuerzo, es también menor, esa es la dirección que van a tomar.

Llevé mis propias cuentas, e hice mis impuestos, en hojas de cálculo durante bastante tiempo. Hoy en día, el tiempo para hacerlo, multiplicado por lo que vale mi tiempo, superaría el coste de la compra de herramientas, y las herramientas comerciales son más agradables de usar, menos propensas a los accidentes, y ofrecen funciones que yo no Necesito sino que lo aprecie. Todavía utilizo una hoja de estilo para un pequeño cálculo (el reequilibrio de mis inventos), pero eso es porque tengo un extraño caso de esquina que la herramienta incorporada no maneja bien... no es que haga ninguna diferencia práctica, pero el hecho de estar ligeramente fuera de lugar me molestó.

Su kilometraje, obviamente, variará. Utilice la herramienta que se adapte a sus necesidades; otros harán lo mismo.