GNUCash: Reembolsos de amigos

Question

Acabo de empezar a usar GNUCash para hacer un seguimiento de mis finanzas, y tengo dos ejemplos hipotéticos que no estoy seguro de cómo registrar.

Ejemplo 1

• El domingo hice una compra de 100 $. Como no tenía tarjeta de crédito a mano, pagó mi amigo y le reembolsé inmediatamente en efectivo.
• El lunes se canceló la compra y se reembolsaron los 100 $ a la tarjeta de crédito de mi amigo.
• El martes, mi amigo me devolvió los 100 $ por transferencia bancaria directa.

¿Cómo deben registrarse estas transacciones?

Sunday:
Assets:Cash        ->          ?
?                  ->          Expenses:
Monday:
Expenses:Purchase  ->          ?
Tuesday:
?                  ->          Assets:Bank Account

Ejemplo 2

Debido a Covid-19, mis compañeros de piso y yo compramos la comida conjuntamente. Uno de nosotros va a la tienda y paga él mismo la compra. Yo se lo reembolso todo (en efectivo o mediante transferencia bancaria) y los demás me lo reembolsan a mí. Algunas advertencias:

• Me lo reembolsan distintos amigos en distintos momentos y de distintas formas (efectivo/transferencia bancaria/etc.).
• A veces reembolso al amigo que ha comprado antes, y a veces después, los otros amigos me pagan a mí.
• La persona que compra no es siempre la misma.

Quiero poder hacer un seguimiento de lo siguiente: el gasto total en comestibles (para todos juntos), mi parte personal de esos comestibles y lo que cada persona me debe / le debo.

¿Cómo puedo seguir esto en GNUCash?

Answer 1

Para su Ejemplo 1 Observo que reembolsaste a tu amigo inmediatamente cuando hizo una compra en tu nombre, y él devolvió el dinero a tu cuenta bancaria (casi) inmediatamente cuando se canceló la compra. Dado que los periodos de tiempo en los que debías dinero a tu amigo o él te debía dinero a ti fueron ambos insignificantes, es muy tentador limitarse a registrar la compra mediante un abono en tu cuenta de "efectivo en cartera" y dos días después registrar el reembolso como un cargo en tu cuenta bancaria.

Si realmente quieres registrarlo todo con un detalle insoportable, registrarías las siguientes transacciones:

(Sunday's date) 
<DR> $100.00 Expenses:Goods purchased 
<CR> $100.00 Liability:Debt to friend

(Sunday's date)
<DR> $100.00 Liability:Debt to friend
<CR> $100.00 Assets:Cash in wallet

(Monday's date)
<DR> $100.00 Liability:Debt to friend
<CR> $100.00 Expenses:Goods purchased

(Tuesday's date)
<DR> $100.00 Assets:My bank account
<CR> $100.00 Liability:Debt to friend

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Para su Ejemplo 2 ha declarado que desea que los libros de contabilidad sean desde su punto de vista personal, pero también desea conocer los gastos totales de alimentación de la unidad familiar. Este segundo requisito requerirá un paso adicional en la elaboración de informes.

Te sugiero que configures las siguientes cuentas (suponiendo un hogar de cuatro personas):

Assets:Bank Account
Assets:Cash in Wallet
Assets:Money owed to me by Person2
Assets:Money owed to me by Person3
Assets:Money owed to me by Person4
Expenses:Groceries:Household
Expenses:Groceries:Me

Las transacciones típicas a lo largo de una semana podrían ser:

Día 1 (Persona3 va de compras y adquiere 120 dólares en alimentos)

• ninguna transacción en GnuCash (no le ha costado nada personalmente, todavía)

Día 2 (Reembolsas a Persona3 en efectivo el coste de todos los comestibles)

<DR> $120.00 Expenses:Groceries:Household
<CR> $120.00 Assets:Cash in Wallet

Ahora, en teoría, eres el "dueño" de la compra. Si fuera usted que fue a la tienda, entonces registra todas las transacciones del Día 2, pero en realidad no le da ningún dinero a la Persona3.

Día 2 (Reparte los gastos de la compra entre todos los compañeros de piso)

<DR> $30.00 Expenses:Groceries:Me
<DR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person2
<DR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person3
<DR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person4
<CR> $120.00 Expenses:Groceries:Household

Día 3 (dos compañeros de piso te pagan su parte)

<DR> $30.00 Assets:Bank Account
<CR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person3
<DR> $30.00 Assets:Cash in Wallet
<CR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person4

Día 6 (el último inquilino paga por fin)

<DR> $30.00 Assets:Cash in Wallet
<CR> $30.00 Assets:Money owed to me by Person2

Si las transacciones se producen en una secuencia diferente, no pasa nada. Simplemente registre las transacciones con sus fechas correctas, y no se estrese si la cuenta "Dinero que me debe la PersonaX" queda temporalmente en negativo.

Después de todas estas transacciones, la cuenta Gastos:Comestibles:Hogar debería mostrar un saldo cero. Si desea realizar un seguimiento de los gastos domésticos en comestibles, puede ejecutar un Informe de Transacciones en esta cuenta y simplemente sumar las transacciones de Débito dentro del intervalo de fechas objetivo.

No soy contable, pero (hipotéticamente) esto debería funcionar para los ejemplos proporcionados.