No soy nuevo en GnuCash, pero me acaban de hacer contable de una nueva organización sin ánimo de lucro. La ley establece que tenemos que enviar por correo confirmaciones de donaciones con beneficios fiscales después de cada año a todos los donantes.
Así que tengo que hacer un seguimiento de cada donante de todas sus donaciones durante cada año.
No puedo hacer cuentas separadas para cada donante, ya que utilizamos las estructuras de las cuentas para distinguir nuestros diferentes proyectos de ayuda que opera la ONG. Así que tener siete proyectos y veinte donantes me obligaría a ahogarme en cuentas. Incluso si cada donante sólo diera para uno o dos proyectos, la jerarquía de cuentas se llenaría mucho.
Supongo que lo mejor sería utilizar las funciones empresariales y asignar un número de cliente a cada donante. (Les vendemos "lo que hace la ONG (buenas obras) y ellos "pagan" en efectivo).
Me entero de cada nueva donación por nuestros extractos bancarios.
Esta es mi pregunta principal: He encontrado cómo introducir un "pago" para un cliente, pero sólo si primero hago una "factura". He aprendido a hacer facturas ficticias para cada donación (después de encontrarla y fecharla en el mismo día). Pero me parece torpe. ¿Existe una forma mejor y más elegante de introducir las donaciones en GnuCash (sin facturas ficticias) y asignar cada una a la función de cliente incorporada, por favor?
Actualización: La primera respuesta de @Greg Schmidt me ha inspirado a investigar más:
Me gusta mantener las descripciones de cada transacción bien estandarizadas para tener eficiencia y automatismo al ingresar. Así que me gusta utilizar las "observaciones" (en alemán GUI "Bemerkungen") o segundas líneas para las notas individuales.
Acabo de descubrir que existe una potente función de búsqueda en GnuCash. Podría utilizar un sistema de números de donantes con etiquetas únicas como d#0001 en los comentarios. En lugar de intentar mantener una segunda base de datos todo el año, sólo tendría que realizar tres búsquedas al final de cada año en las tres únicas cuentas en las que introduzco donaciones (en tres monedas diferentes). Algunos donantes sólo dan una vez al año y nadie dará (probablemente) muy a menudo, por lo que bastaría con una hoja de cálculo muy sencilla y luego con una combinación de correos para las cartas de confirmación.
Todo lo que necesitaría durante el año es un acceso directo a mi hoja de cálculo de donantes para abrirla en mi segundo monitor, de modo que pueda consultar rápidamente los números de los donantes o asignar un nuevo número a cualquier nuevo donante.
¿Qué te parece? ¿Es demasiado simple? ¿Se me ha pasado algo por alto? ¿Hay algún problema conocido con la función de búsqueda?
Si alguien ya está utilizando los comentarios para crear algunas "características" adicionales, me gustaría leer y aprender los detalles y experiencias. Y dar puntos de apreciación por supuesto.
