¿Cómo establecer un plazo de finalización de un proyecto que ya ha sido prorrogado?

Question

Me contrataron para actualizar un sitio web para un cliente, basándose en una lista de tareas designada. El cliente pagó todo por adelantado y establecimos una estimación aproximada de finalización del proyecto en 3 meses. Era un proyecto de tarifa fija.

Hemos superado con creces esos 3 meses debido a los múltiples retrasos que se han producido a lo largo del proyecto, algunos importantes por mi parte (no estuve disponible durante unas semanas), así como retrasos por parte del cliente (lentitud para responder a las peticiones, etc.).

Conozco a este cliente de una vida anterior, así que ninguno de los dos le dio importancia a los retrasos, sobre todo porque no ampliaba el alcance del proyecto (más allá de la cantidad literal de semanas).

Sin embargo, acabo de llegar al punto de estar totalmente bloqueado en el trabajo porque necesito un montón de cosas del cliente antes de poder proceder con las tareas restantes. El cliente ya conoce estas peticiones desde hace unas semanas sin ningún progreso.

Me preocupa que este proyecto siga alargándose sin ningún progreso real. Por ello, quiero fijar un plazo duro (dándole 1-2 semanas más para desbloquear esas tareas, y luego 2 semanas para que yo haga realmente el trabajo).

Con el trasfondo de todos estos retrasos, ¿cuál es la forma justa de expresar al cliente que el proyecto vence en 4 semanas?

O bien, ¿hay una forma diferente de manejar esto?

Answer 1

Comunicación

Si eres amigable con el cliente, hablar con ellos , expresando la preocupación. Me gustaría no simplemente dar un ultimátum. Eso será a menudo ser visto como "exigente" y "antipático".

En su lugar, hable con el cliente como si le preguntara cualquiera para una ampliación de cualquier cosa - Por ejemplo, imagina a un profesor con una tarea que necesita una prórroga, o una factura que necesita más tiempo para pagar. Esta mentalidad suele dar lugar a una solución amistosa para ambos.

No te pongas "emocional" con nada y no entrar en explicaciones sobre tus retrasos o los de ellos. Simplemente sea sincero y amable y pida que se discuta un plazo. Lo más probable es que puedas acercarte a tus deseos de 4 semanas y hacer que el cliente se sienta bueno en lugar de sentir que se les "dice" lo que deben hacer.

Hola [cliente],

Quería ponerme en contacto contigo para hablar del [lo que sea].

Me preocupa un poco que, debido a los retrasos en ambos extremos, el proyecto pueda empezar a crear conflictos de calendario para mí en el futuro. Asumo absolutamente la responsabilidad de los retrasos por mi parte. Además, no me preocupan en absoluto los retrasos que hayáis podido sufrir hasta ahora. Simplemente estoy mirando el proyecto desde este punto en adelante y hemos pasado el plazo de finalización original.

Lo que me gustaría hacer es llegar a una fecha de finalización de mutuo acuerdo en este momento. Esto me permitirá evitar cualquier conflicto de programación en el futuro. Según mi experiencia, los proyectos que no tienen una fecha de finalización pueden, y a menudo lo hacen, alargarse mucho, lo que a menudo provoca más retrasos y una plétora de otros problemas de programación.

Tal y como veo el [proyecto] en la actualidad, todavía es necesario/para [detalles del proyecto que quedan por abordar] preveo que esto llevará [nombre del tiempo].

¿Podemos fijar una fecha de finalización definitiva para [fecha]? ¿Le parece bien?

Gracias.

Con eso, calcula [el plazo] y añade un tiempo apropiado para que el cliente lo revise y responda y luego llegue a la [fecha] solicitada para el plazo. Y, posiblemente, negocia el plazo como harías con cualquier proyecto nuevo.

Según mi experiencia, ser diplomático y expresar que sólo se trata de evitar futuros problemas, contribuye en gran medida a la satisfacción del cliente y le ayuda a sentirse implicado en el asunto. Los ultimátums tienen el efecto contrario con los clientes, al menos para mí.