¿Puedo reutilizar un W9?

Question

Creé una LLC de un solo miembro para hacer mi consultoría de TI / formación a través. Cada nuevo contrato al que me sumo me obliga a rellenar un W9. Esta última vez, miré el documento y me di cuenta de que no había nada diferente entre el nuevo W9 que estaba llenando, y cualquier W9 anterior que había llenado antes. Es decir, no parecía haber (que he podido encontrar) un lugar en el W9 que identifique al nuevo Empleador.

Dicho esto, si toda mi información es la misma (EIN, dirección, nombres, etc.)... ¿qué me impide simplemente enviar la misma copia firmada/escaneada de mi W9 a cada nuevo empleador que me solicite uno?

Answer 1

Creo que es técnicamente factible reutilizarlos, pero como mínimo debería tener una nueva copia fechada para cada cliente/solicitante. No estoy seguro de la legalidad real de la situación; probablemente, Hacienda preferiría que no lo hicieras, pero no encuentro una regulación explícita.

Esto se debe a que el IRS puede querer ver su copia, especialmente si algo se introduce erróneamente, pero también por otras razones, como la verificación de las retenciones de seguridad o la auditoría de su cliente / solicitante para el cumplimiento. Poder mostrarles copias fechadas por separado para cada cliente/solicitante hace que sea más fácil demostrar que les has enviado una copia.

Además, puede despistar a su cliente si le envía una copia con fecha de hace meses.

Lo que yo recomendaría hacer es tener una copia guardada sin firma y fecha, y luego simplemente producir una nueva para firmar/fechar cada vez que un cliente lo solicite. De este modo, tienes las bases cubiertas.